Расчеты по выплате компенсации за использование личных автомобилей и личных мобильных телефонов для служебных целей

Компенсация за использование личного автомобиля в служебных целях

Расчеты по выплате компенсации за использование личных автомобилей и личных мобильных телефонов для служебных целей

Когда предприятие не располагает средствами для предоставления сотрудникам арендованных или приобретенных служебных автомобилей, для совершения рабочих поездок они вынуждены использовать личный транспорт. В этих условиях организации обязаны ежемесячно компенсировать все затраты, понесенные трудящимися в ходе эксплуатации личных машин в служебных целях.

Когда сотруднику положена компенсация за использование личного автомобиля

Регламент расчета и начисления компенсации за использование личного автомобиля должен быть зафиксирован в организации документально. Он может издаваться в качестве дополнения к трудовым договорам, прописываться в должностных инструкциях и т.д.

Если автомобиль сотрудника используется им, чтобы добираться до работы, затраты не подлежат возмещению. Исключения составляют моменты, когда в ходе таких поездок работник доставляет товары, работает в таксопарке или же развозит по домам сотрудников предприятия.

Основания для выплаты компенсации

Основаниями для возмещения затрат за использование транспорта работника в служебных целях могут являться следующие документы:

  • Приложение или допсоглашение к трудовому контракту. В таком случае возврат начисляется, когда работа гражданина носит разъездной характер. Транспортное средство работника используется только им.
  • Соглашение аренды авто, согласно которому личная машина работника передается во временное пользование организации. При этом работодатель становится ответственным за оформление страховки, проведение ремонтных и обслуживающих работ, оплату транспортных расходов и т.д.
  • Договор об использовании личного автомобиля в служебных целях, подразумевающий оказание компании транспортных услуг. Такой документ носит гражданско-правовой характер, в нем прописываются сроки начисления денежных сумм и точный размер компенсации.

При наличии документа, регламентирующего обязанность компании по возмещению транспортных расходов гражданину, денежные средства начисляются на основании приказа о выплате компенсации, издаваемого руководителем.

Правила оформления компенсации

Денежное возмещение за расходы, понесенные владельцем ТС в процессе его эксплуатации в служебных целях, требует документального оформления:

  • Соглашение, в котором прописываются особенности будущего использования машины. Приводится подробное описание транспорта: марка и модель, государственный регистрационный номер, тип, год производства. Также в договоре фиксируется сумма компенсации или алгоритм ее расчета, порядок оплаты.
  • Личные документы, подтверждающие наличие прав собственности на ТС: копия техпаспорта и договора страхования ОСАГО.

Сумма компенсации определяется исходя из затрат, указанных в путевых листах. К ним прикладываются документы, подтверждающие расходование личных денежных средств гражданина на обслуживание машины в рабочее время.

Какие расходы подлежат возмещению

Обязательной оплате подлежат:

Если ТС берется организацией в аренду, то дополнительно оплачивается:

  • стоимость полиса страхования ОСАГО;
  • траты на содержание автомобиля;
  • оплата нанесенного вреда третьим сторонам, например, при дорожно-транспортных происшествиях.

ВАЖНО! Если работник не предоставил чеки или квитанции с автозаправочной станции, то производится списание ГСМ при использовании личного автомобиля в служебных целях без возмещения их стоимости.

Указанные траты являются обязательным к оплате. Перечень может дополняться соответствующими пунктами договора, оформляемого между владельцем авто и предприятием, по обоюдному согласию.

Порядок расчета и размер выплаты

Законодательство не ограничивает работодателей в вопросе определения максимальной суммы возврата использования личных автомобилей сотрудников для рабочих нужд. Минимальные же значения таковы:

  • легковой транспорт с объемом двигателя до 2000 куб. см – 1,2 тыс. руб.;
  • легковой транспорт с объемом двигателя свыше 2000 куб. см – 1,5 тыс. руб.;
  • мотоциклетный транспорт – 0,6 тыс. руб.

Все затраты на обслуживание машин, их ремонт, технический осмотр и т.д. оплачиваются полностью.

Пример расчета

Оплате подлежат только фактически отработанные сотрудником дни. Соответственно, период его отсутствия исключается. Сумма рассчитывается по следующим условиям:

  • установленный договором размер начисления – 6 тыс. руб. ежемесячно;
  • месяцы, за которые начисляется выплата – апрель и май;
  • в течение оплачиваемого периода работник оформлял больничный – 16 суток временной нетрудоспособности.

Рекомендуем к прочтению: Порядок возмещения затрат сотрудника на мобильную связь

Таким образом, размер помощи за два месяца будет составлять:

  • Количество рабочих дней в периоде: 21 + 20 = 41 день.
  • Сумма за сутки: 6 000 * 2 (за два месяца) / 41 = 292 руб. 68 коп.
  • Фактические отработанные дни: 41 – 16 = 25 дней.
  • Итоговая сумма возмещения: 25 * 292,68 = 7 тыс. 317 руб.

Таким образом, перевод денежных средств за использование собственного автомобиля в рабочих целях за отработанные дни будет равен 7317 рублей.

Нужно ли удерживать НДФЛ с компенсации

Описываемая помощь не подлежит обложению подоходным налогом. Она выплачивается работнику в полном размере без каких-либо удержаний. Помимо НДФЛ, с этой суммы также не уплачиваются взносы в Пенсионный фонд, на обязательное медицинское страхование и в ФСС.

(: 2, средняя оценка: 5,00 из 5)
Загрузка…

Источник: https://o-kadrah.ru/oplata-truda/kompensatsiya-za-ispolzovanie-lichnogo-avtomobilya

Использование личного имущества работника – Все о кадрах

Расчеты по выплате компенсации за использование личных автомобилей и личных мобильных телефонов для служебных целей

admin · 26.12.2014

«Своя рубашка ближе к телу» — так гласит пословица.

Не потому ли некоторые работодатели не против, если сотрудники используют свое личное имущество в служебных целях? Казалось бы, и овцы целы, и волки сыты: у компании снижаются расходы на приобретение основных средств, сотрудник может использовать для работы привычные вещи, о состоянии которых он осведомлен лучше кого бы то ни было. Но так ли все просто?

Может ли работодатель использовать личное имущество работников в производственных целях? Нужно ли получать согласие сотрудника на использование его имущества? Что следует знать работнику, когда он соглашается на то, чтобы его автомобиль или оргтехника участвовали в «общем деле» фирмы? Как правильно рассчитать компенсацию такому сотруднику? Как видите, в столь простом, на первый взгляд, деле руководство компании может столкнуться с множеством сложностей и нюансов. Как же быть?Прежде всего, разберемся в следующих вопросах: что, зачем и почём? А именно:какое имущество может быть использовано в производственных целях;для чего это делается;какие компенсации предусмотрены сотрудникам за то, что их личное имущество «работает» на организацию;

во что может обойтись работодателю нарушение прав сотрудника.

Что?

Чаще всего, конечно, сотрудник «жертвует» фирме свой личный автомобиль или иное транспортное средство (например, мотоцикл).

На следующем месте — мобильный телефон и различная оргтехника (принтер, сканер, факс или МФУ), что особенно актуально для удаленных сотрудников.

Но важно не забывать, что используемое личное имущество должно быть непосредственно связано с функциональными обязанностями работника, указанными в его должностной инструкции или трудовом договоре.

Зачем?

Очевидно, что не для всех организаций экономически целесообразно приобретать основные средства: появится необходимость их технического обслуживания, возможно, потребуется включение в штат технического специалиста для выполнения ремонтных работ, приобретение расходных материалов и запасных частей.

Далеко не всегда нужное оборудование можно арендовать или взять в лизинг по приемлемой цене. Также не следует забывать и о риске выхода оборудования из строя и прерывания производственного процесса по этой причине. Что же делать? Вполне логичным выходом может стать передача такого риска сотруднику с соответствующей компенсацией.

В этом случае наличие исправного оборудования на рабочем месте перестает быть вопросом работодателя. А сотрудник получает возможность использовать уже имеющееся у него и хорошо знакомое устройство с пользой для организации и для себя.

Если личное имущество работника по своему функциональному предназначению не может быть применено в производственной деятельности, то выплаты работнику за использование такого имущества с включением этих сумм в себестоимость могут повлечь за собой штрафные санкции со стороны государственных органов.

Почём?

Если проанализировать ст. 188 Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ, можно сделать вывод, что для законного использования личного имущества работника и выплаты за это компенсаций необходимо выполнение следующих существенных условий:1. Согласие работодателя на использование личного имущества сотрудника.2.

Наличие соглашения между сторонами, заключенного в письменной форме.Расходы работнику за использование его имущества можно возместить только при наличии письменного соглашения.

С учетом этого утверждения логично предположить следующее: законодатель в неявном виде рассчитывал, что это соглашение и будет выражать осведомленность работодателя и его согласие на выплату возмещения.

Однако даже имеющееся письменное соглашение и осведомленность работодателя не означают, что сотруднику автоматически компенсируют затраты.

Справка.

Статья 188 ТК РФ: «При использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме».

На практике. Суд отказал работнику в праве на возмещение расходов за использование личного автомобиля.

Истец обратился в суд с требованиями к ответчику о погашении задолженности по зарплате, взыскании пособия по временной нетрудоспособности, компенсации за неиспользованный отпуск, компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях с начислением процентов за просрочку выплаты указанной суммы, а также о компенсации морального вреда. Согласно материалам дела, между истцом и ответчиком заключен трудовой договор, предусматривающий, что истец при исполнении трудовых обязанностей, связанных со служебными разъездами, использует принадлежащий ему автомобиль, и ему выплачивается компенсация за использование и износ автомобиля (согласно путевым листам). Представитель работодателя, возражая против присуждения истцу такой компенсации, ссылался на отсутствие тех самых путевых листов. Суд, лишенный возможности проверить заявленную истцом сумму компенсации за использование личного автомобиля, т.к. путевые листы и другие соответствующие доказательства суду не были представлены, данное требование оставил без удовлетворения (Заднепровский районный суд города Смоленска в решении по делу N 2-2019/2013 ~ М-1688/2013 от 30 июля 2013 г.).

Источник: http://info-personal.ru/raznoe/ispolzovanie-lichnogo-imushhestva-rabotnika/

Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях 2019

Расчеты по выплате компенсации за использование личных автомобилей и личных мобильных телефонов для служебных целей

Многие профессии предполагают разъездной характер работы. Если компания не предоставляет корпоративный транспорт, то сотрудник, использующий для рабочих нужд личный автомобиль, может воспользоваться правом на денежную компенсацию. Компенсация за использование личного транспорта в служебных целях в 2019 году должна покрыть расходы на бензин и частично на амортизацию автомобиля.

Денежные выплаты осуществляются в том случае, если личный автомобиль используется в служебных целях по договоренности с представителями компании. Разберемся, как оформляется выплата компенсации.

Основания для выплаты компенсации расходов

Нормативное основание для возмещения компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях предусмотрено в стат. 188 ТК.

Здесь сказано, что работник может получить средства не только за регулярное (или разовое) использование своего транспорта, но и за связанные с эксплуатацией расходы.

Это оплата амортизации, а также сопутствующих затрат (на бензин, мойку, ремонт, парковку и пр.).

Размер выплат определяется в отдельном соглашении. Документ составляется работодателем и сотрудником в письменном виде. Если соглашение не заключено, работодатель вправе не компенсировать специалисту расходы.

Основания для получения выплаты за использование личного транспорта в 2019 году:

  • Локальный нормативный акт (это может быть договор аренды автомобиля или другое соглашение);
  • Трудовой договор;
  • Должностная инструкция сотрудника;
  • Соглашение об использовании личного имущества в служебных целях;
  • Приказ руководителя об установлении выплаты.

Образцы:

При подписании соглашения нужно указать, какому сотруднику компенсируется использование автомобиля, какой марки и года выпуска ТС (транспортное средство).

Дополнительно обозначается периодичность, длительность и срок эксплуатации машины; цели и обязанности, для которых требуется личный автомобиль.

В качестве подтверждения факта использования авто в служебных целях работник предъявляет чеки АЗС, квитанции с моек и т.д.

Размер компенсации

По нормам ТК РФ размер компенсации работникам за использование личного транспорта устанавливается в соглашениях с ними. Выплату можно начислять в фиксированной сумме или в зависимости от интенсивности поездок.

Государство предусмотрело нормы списания, которые используются при расчете налога с прибыли. Предельные суммы компенсации на 2019 г. установлены в Постановлении № 92 от 08.02.02 г.:

  • Для легкового автомобиля с мощностью двигателя до 2000 куб. см. – 1200 руб. за месяц.
  • Для легкового автомобиля с мощностью двигателя свыше 2000 куб. см. – 1500 руб. за месяц.
  • Для мотоциклов – 600 руб. за месяц.

Нормативов для грузового автотранспорта не утверждено. Обозначенные параметры являются максимальными при отнесении затрат на расходы в процессе расчета налога с прибыли.

Но работодатель по собственной инициативе вправе выплачивать персоналу и большие суммы. Однако учесть в «прибыльных» затратах удастся только установленные государством лимиты.

Поскольку по грузовому транспорту компенсация не лимитируется, ее можно списать на прочие расходы предприятия в полном объеме (подп. 49 п. 1 стат. 264 НК).

Размеры возмещения командировочных расходов в 2019 году

Расчет сумм производимых выплат

Расчет компенсации за использование личного автомобиля в служебных целях в 2019 году можно выполнять в твердой сумме. При этом выплата начисляется из фактического времени (в днях) эксплуатации транспорта.

Или можно определять выплату индивидуально по произведенным затратам. Для этого сотрудник предъявляет работодателю подтверждающие расходы документы. Это чеки, квитанции на ремонт, мойку, парковку, ТО, ГСМ и т.д. Важно установить размер возмещения в разумных пределах, чтобы проверяющие не прицепились к необоснованному списанию средств.

Пошаговая инструкция получения компенсации расходов

Для своевременного получения средств работник должен сделать следующее:

  1. Написать на имя руководителя работодателя заявление с просьбой о выплате компенсации. Если возмещение предусмотрено в условиях трудового договора, компенсация будет рассчитываться автоматически, а заявление не требуется.
  2. Предоставить работодателю документы о праве собственности на транспортное средство – ПТС или доверенность на управление.
  3. Заключить с работодателем соглашение об эксплуатации автомобиля – в документе должны быть отражены порядок и размер выплаты компенсации.
  4. Составлять акты приема-передачи авто – документ заполняется ежемесячно и подтверждает факт предоставления ТС в аренду.

Налогообложение и страховые взносы

Компенсация за использование личного транспорта НДФЛ не облагается (п. 3 стат. 217 НК). Также не требуется начислять с таких выплат взносы по обязательному страхованию (абз. 10 подп. 2 п. 1 стат. 422 НК). Но только в тех размерах, которые согласованы работодателем и сотрудником. А также при условии, что автомобиль эксплуатируется не в личных целях, а в рабочих.

Пример: Платим сотруднику компенсацию за использование автомобиля, которым он управляет по доверенности. Машина зарегистрирована на жену. Можно ли учесть компенсацию в расходах, облагается ли она НДФЛ? Ответ

Бухучет операций по учету компенсации

Проводки по учету компенсации за использование личного транспорта формируются на затратных счетах. Расходы списываются на те же счета, на которых отражается зарплата персонала. В торговых компаниях это сч. 44, в производственных предприятиях – сч. 20 и др. Рекомендуется выдавать средства работнику в месяце начисления, чтобы избежать сложностей с учетом.

В 2019 году выплаты отражаются такой проводкой:

  • Д 20 (44, 23, 25, 26, 29 …) К 73 – начислена работнику компенсация за использование личного автомобиля в рабочих целях.

Про бухучет и налогообложение в бюджетных, казенных и автономных учреждениях смотрите в рекомендации. А какие КОСГУ и КВР указывать при компенсации расходов сотрудникам читайте в отдельной статье.

Пример расчета компенсации

В 2019 г. менеджеру организации назначена компенсация за использование легкового автомобиля в рабочих целях. Порядок и условия использования транспорта оговорены в трудовом договоре с работником. Объем двигателя машины равен 1500 куб. см.

Выплата начисляется в фиксированном размере, который составляет 1200 руб. в месяц. Возмещение расходов начинается с августа. В этом месяце по производственному календарю 22 рабочих дня. Работник находился на больничном с 5-го по 9-ое августа. А значит, компенсации подлежат 17 рабочих дней. Бухгалтер сделает расчет выплаты так:

  • 1200 руб. / 22 дн. = 54,54 руб. составляет размер ежедневной компенсации.
  • 54,54 руб. х 17 дн. = 927,18 руб. начислено за 17 дней эксплуатации транспорта.

Эта операция обозначена в учете следующей проводкой:

  • Д 26 К 73 на 927,18 руб. – отражено начисление компенсационной выплаты сотруднику за использование личного автомобиля.

Источник: https://www.budgetnik.ru/art/102882-qqq-07-24-kompensatsiya-za-ispolzovanie-lichnogo-transporta-v-slujebnyh-tselyah-2019

Про закон
Добавить комментарий