Какими способами можно выдать деньги под отчет

На какие цели выдают деньги подотчетным лицам. Как производится выдача наличных денег под отчет

Какими способами можно выдать деньги под отчет

Выдача денег под отчет – только на первый взгляд совершенно понятный процесс. Что тут сложного: работник написал заявление, а руководитель утвердил выдачу денег. Вот и все!

Однако кто именно может получать деньги под отчет? Можно ли выдать эти средства сотрудникам, которые оформлены по гражданско-правовому договору? А представитель организации-поставщика сможет получить деньги под отчет у клиента? Может ли руководитель компании сам взять средства под отчет? Вот об этом и поговорим в данной статье!

Как и кому можно выдать денежные средства под отчет

Указание Банка РФ №3210-У от 11.03.14г. в п. 6.3 предусматривает особые условия выдачи средств под отчет:

  • деньги выдаются только на основании письменного заявления работника, которое утверждено руководителем. Причем, в заявлении должны быть обязательно указаны срок, на который предоставляются данные средства, размер суммы к выдаче, виза руководителя и дата визирования. Заявление должно быть составлено подотчетным лицом;
  • на основании указанного заявления оформляется расходный кассовый ордер, к которому документ прикладывается, как подтверждение целевой выдачи средств;
  • деньги выдаются работнику предприятия или предпринимателя. При этом в Указании №3210-У прямо сказано на каком основании данный работник признается сотрудником организации или ИП. Для такого признания предусмотрено только два варианта: наличие трудового договора с указанным лицом либо заключение гражданско-правового соглашения с ним. Оба эти варианта закреплены в пункте 5 Указания Банка России №3210-У. Поэтому можно без опасений выдавать средства под отчет сотруднику, который находится вне штата, но с которым заключен договор. В подтверждение этому есть еще и письмо самого Банка РФ №29-Р-Р-6/7859 от 02.10.14г., прямо оговаривающего признание работником для цели выдачи ему средств под отчет того лица, с которым у организации заключен договор гражданско-правового характера. Например, договор подряда. Данное утверждение распространяется также и на сотрудников предпринимателя;
  • деньги признаются выданными под отчет, если их цель – это оплата расходов, связанных с деятельностью организации или предпринимателя;
  • выдача средств под отчет возможна только, если нет никакой задолженности у сотрудника по ранее полученным им средствам под отчет. На основании Указания №3210-У Банка России данная задолженность должна быть погашена в полном объеме в кассу либо документально подтвержден ее расход в полном объеме – путем сдачи авансового отчета и документов, из которых проистекает целевое расходование средств (т.е. на предпринимательскую деятельность).

Если все вышеуказанные условия соблюдены единовременно, то средства из кассы можно без опасений выдавать под отчет. А можно ли выдать деньги под отчет руководителю компании?

Директору

Стоит напомнить, что п.6.3 и п.5 Указания Банка России №3210-У оговаривают возможность выдачи средств только работникам юридического лица, которые оформлены по трудовому договору либо работают по гражданско-правовому соглашению. При этом нет никакого указания на должностные ограничения.

Что касается директора (генерального директора), т.е. главного руководителя организации, то он, как правило, работает только на основании трудового договора (причем, это может быть даже работа по совместительству) и состоит в штате компании. Поэтому он также подпадает под категорию «работник организации». А значит, он также вправе получить деньги под отчет.

— расчеты с подотчетными лицами:

Вот только как быть с оформлением заявления? В этом случае рекомендуется написать обезличенное заявление, в котором содержится не запрос на выдачу средств, а утверждение о необходимости их получения.

Например, так: «Заявляю о необходимости получения под отчет 10000 (десяти тысяч) рублей для оплаты…». Кроме того, на директора компании распространяется также требование и о составлении авансового отчета.

А можно ли так оформить заявление, если средства под отчет получает учредитель организации?

Учредителю

Если учредитель юридического лица (т.е. его собственник) выступает в качестве руководителя компании или занимает в ней иную должность (например, простого менеджера или бухгалтера), то с ним организация обязательно заключает трудовой договор и принимает его в штат.

//www.youtube.com/watch?v=eFZGVPH-8sg

Фактически для целей Указания №3210-У Банка России такой учредитель становится обычным работником с должностными обязанностями и с трудовым договором. А значит, выдать ему средства под отчет можно!

Если же учредитель остается только в статусе собственника, то он не вправе получать деньги из кассы под отчет. Почему? Потому что указанное лицо не является штатным и даже внештатным сотрудником компании, а лишь ее собственником.

Поэтому средства, выданные указанному лицу из кассы, могут расцениваться, как предоставление займа. Такая трактовка выдачи средств не противоречит закону, но в этом случае:

  • придется оформить с учредителем договор займа (не кредита!);
  • снять средства с расчетного счета, поскольку запрещено расходование наличной выручки для выдачи займов (Указание Банка РФ №3073-У от 07.10.13г.);
  • кроме того, даже если учредитель потратит указанные средства на нужды предприятия, то подотчетными они все равно не будут являться. В этом случае тогда следует оформить, например, договор купли-продажи, чтобы получить от учредителя приобретенные им активы для компании.

А если деньги из кассы на нужды своей фирмы возьмет предприниматель?

Предпринимателю

Действительно, если следовать норме п.6.3 и п.5 Указания №3210-У, то индивидуальный предприниматель не вправе получить средства под отчет, поскольку у него не заключен договор с самим собой ни трудовой, ни гражданско-правовой.

Однако Указание №3210-У регламентирует лишь порядок выдачи средств под отчет сотрудникам организации и предпринимателя, устанавливая для них следующее ограничение: получить деньги из кассы под отчет могут только те сотрудники, которые работают по трудовому или гражданско-правовому соглашению.

И при этом в Указании №3210-У нет никакого запрета на получение средств самим предпринимателем для целей своей деятельности. Более того, в п.1 статьи 861 Гражданского Кодекса РФ прямо говорится, что в случае расчетов с участием граждан, которые не связаны с их предпринимательской деятельностью, указанные расчеты могут осуществляться наличными средствами без ограничений в сумме.

Из этого положения вытекает обратное: при реализации гражданами наличных расчетов, которые связаны с их предпринимательской деятельностью, возникают ограничения по сумме расходования.

Иными словами, гражданское законодательство РФ разрешает предпринимателям расход наличных средств на свою предпринимательскую деятельность, но в определенных пределах.

Это же поддерживает и п.2 Указания Банка России №3073-У от 07.10.13г.: предпринимателю запрещается тратить наличную выручку, кроме оплаты им товаров, работ и услуг.

Но, чтобы осуществить такую оплату, потребуется соблюсти ряд условий:

  • деньги на цели предпринимательской деятельности должны быть оплачены за счет средств, которые получены предпринимателем при реализации данной деятельности;
  • расходы должны иметь документальное подтверждение, из которых вытекает их связь с предпринимательской деятельностью;
  • платежи должны быть осуществлены в пределах установленного для наличных расчетов лимита, т.е. не более 100 тыс.рублей в рамках одного договора.

Т.е. выдавая предпринимателю деньги на оплату им расходов, в расходном кассовом ордере следует указать целевой характер выдачи средств. Например, так: «Для оплаты товаров по договору №1 от 16.11.15 г. через ИП Иванова В.В.».

В случае если предприниматель уже израсходовал свои собственные средства, то рекомендуется выдать ему из кассы потраченные им средства в качестве компенсации, чтобы подтвердить наличную оплату указанных расходов. В расходном ордере нужно будет указать, например: «погашение долга по оплате через ИП Иванова В.В. за …. по накладной №…. от …».

Стоит отметить, что предприниматель не обязан составлять авансовый отчет.

А можно ли выдать деньги в безналичном порядке?

Конечно, можно. В этом случае можно воспользоваться либо корпоративной картой, которая оформлена на организацию или на предпринимателя. Либо можно просто перевести средства с расчетного счета на зарплатную карту подотчетного лица или на личную карту самого предпринимателя.

Однако во избежание неприятностей вроде начисления на подотчетную сумму страховых взносов и причисления ее к доходу работника, следует при переводе средств на карту в платежном поручении обязательно указать, что данные средства перечисляются под отчет.

Кстати, использование зарплатных карт для перевода на них подотчетных сумм подтверждено совместным письмом Минфина РФ и Федерального Казначейства РФ №№02-03-10/37209, 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.2013г.

Но для подстраховки следует все-таки, например, в Положении о подотчетных средствах или в коллективном договоре предусмотреть возможность выдачи средств под отчет на зарплатную карту сотрудника.

Кроме того, после расходования средств, выданных под отчет, сотрудник должен отчитаться о произведенных им тратах. Сделать это он должен в авансовом отчете и в течение не позднее 3х дневного срока по окончании срока, на который выданы средства под отчет.

Несмотря на то, что авансовый отчет и 3-х дневный срок относятся только к наличным подотчетным суммам, во избежание разногласий с контролирующими органами следует и при безналичном расходовании подотчетных средств соблюсти указанные требования.

Если деньги под отчет выдаются сотруднику другой компании

Подобная ситуация возникает тогда, когда действует, например, договор подряда между подрядчиком, в качестве которого выступает юридическое лицо, и заказчиком, которым может быть и предприниматель, и организация. И вот сотрудник подрядчика требует денег на закупку, например, материалов. Как выдать эти деньги? Под отчет? Или в качестве аванса по договору подряда?

Прежде всего, стоит вспомнить, что п.5 Указания №3210-У Банка России оговаривает возможность получения денег под отчет только работниками юридического лица или предпринимателя, с которыми заключены трудовые или гражданско-правовые договоры.

При этом, исходя из анализа положения указанного пункта 5, следует, что гражданско-правовой договор должен быть напрямую заключен с физическим лицом.

Поэтому выдача средств сотруднику подрядчика, в качестве которого выступает юридическое лицо, не является выдачей средств под отчет, поскольку договор подряда заключен именно с компанией.

И как же тогда выдать указанному сотруднику деньги на закупку материалов?

В этом случае деньги выдаются по расходному кассовому ордеру, при наличии у данного сотрудника доверенности от компании-подрядчика на получение денег и с указанием в расходном кассовом ордере, например: «выдача средств на закупку материалов на основании п.6 Договора подряда №234 от 10.06.16 г.».

Кроме того, во избежание неприятностей с контролирующими органами и с самим подрядчиком следует предварительно письменно оговорить условия приобретения материалов, т.е. за чей счет и кто это должен делать. Очень часто в подобных ситуациях к договору подряда оформляется договор поручения, по которому подрядчик за счет заказчика приобретает всё необходимое для работы.

Кстати, такой порядок сотрудничества, в том числе и по выдаче средств для осуществления расходов в рамках задания по гражданско-правовому договору, действует и тогда, когда в качестве подрядчика выступает индивидуальный предприниматель.

Далее никакие авансовые отчеты не составляются, а все документы, например, на закупку материалов оформляются на имя заказчика сразу.

Однако указанные документы могут предоставляться заказчику не по отдельности по мере расходования средств, а вместе с Отчетом, который выступает приложением к договору поручения (подряда) и оформляется по завершении всех расходов.

Данный Отчет составляет подрядчик, как сводное подтверждение произведенных им расходов за счет заказчика.

— выдача денег в подотчет из кассы в 1С Бухгалтерия 8:

О том, кто такие подотчетные лица, а также об особенностях синтетического и аналитического учета расчетов с ними мы рассказывали в нашей . В этом материале напомним о порядке документального оформления выдачи денежных средств под отчет и изменениях, произошедших в этом порядке в 2017 году.

Основание выдачи денег под отчет

Источник: //www.namvd.ru/na-kakie-celi-vydayut-dengi-podotchetnym-licam-kak-proizvoditsya-vydacha-nalichnyh/

Какую максимальную сумму можно выдать в подотчет в 2018 году?

Какими способами можно выдать деньги под отчет

Подотчет в 2018 году — предусмотрена ли максимальная сумма? Подобный вопрос совершенно закономерен, особенно если учесть неизменно высокий интерес контролирующих органов к наличным операциям, совершаемым налогоплательщиками. Разберемся, существуют ли ограничения по выдаваемым под отчет суммам.

Какую сумму можно давать под отчет в 2018 году

Подотчет и сумма расчета с поставщиком — не одно и то же

Расчеты, совершаемые нотариусами через подотчетников

Какие операции могут заинтересовать контролеров

Последствия необоснованной выдачи сумм под отчет

Итоги

Какую сумму можно выдавать под отчет в 2018 году

Правила осуществления выдачи наличности под отчет регулируются п. 6.3 указания Банка РФ «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У и состоят в следующем:

  • Деньги выдаются сотруднику-подотчетнику только в целях осуществления расходов, связанных с хоздеятельностью фирмы (или ИП).
  • Основание для выдачи — заявление сотрудника, содержащее указание на размер запрашиваемой суммы, а также срок, на который она берется, дату и визу руководителя, или распоряжение руководителя юрлица (или ИП).
  • Выдача подотчетнику наличных средств сопровождается оформлением расходного документа — ордера по форме ОКУД 0310002.

Возможность выдачи следующих сумм под отчет не зависит от отсутствия или наличия у физлица задолженности по ранее выданным ему средствам.

Отчитаться по израсходованным суммам (авансовым отчетом с приложением подтверждающих документов) сотрудник обязан в 3-дневный срок, исчисляемый со дня окончания срока выдачи подотчетных средств. При этом после утверждения авансового отчета он имеет право на получение излишне израсходованных им при покупках собственных денежных средств.

ВАЖНО! Правило 3 дней распространяется абсолютно на всех сотрудников фирмы, в т. ч. на руководителя. Даже если руководитель — единственный сотрудник.

Правильно заполнить авансовый отчет вам поможет наш материал «Образец заполнения авансового отчета в 2017-2018 годах».

А о том, как отразить авансовый отчет в бухучете, читайте в статье «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерском учете».

Как видим, приведенные правила не содержат указания на то, какую сумму можно выдать в подотчет в 2018 году (ее предельные значения). Впрочем, нет подобных ограничений и в других нормативных актах, а это значит, что размер выдаваемых в подотчет сумм (в т. ч. и в безналичной форме) компании и предприниматели могут определять на свое усмотрение.

ВАЖНО! Не установлен законодательно и максимальный срок, на который могут быть выданы деньги подотчетникам. Его, как и сумму подотчетных средств, хозсубъекты определяют самостоятельно.

Подотчет и сумма расчета с поставщиком — не одно и то же

Когда заходит разговор об ограничении сумм, участвующих в хозоперациях с подотчетом, нередко возникает путаница и упоминается сумма 100 000 руб. Откуда она взялась?

Следует понимать, что процесс получения и расходования средств сотрудником-подотчетником включает 2 основные хозоперации:

  1. Получение от работодателя денег в подотчет на покупки, необходимые для осуществления его деятельности.
  2. Приобретение товаров, услуг у поставщика и совершение расчетов с ним.

И если первая операция, как мы выяснили, не предполагает законодательных ограничений по суммам, то вторая в части расчетов наличными (т. е. деньгами, выданными под отчет) строго регламентирована указанием Банка России «Об осуществлении наличных расчетов» от 07.

10.2013 № 3073-У, устанавливающего предельную сумму для них. Согласно п. 6 данного документа, ограничение в сумме 100 000 руб. распространяется на расчеты наличностью по одному договору, совершаемые между юрлицами, предпринимателями, а также между юрлицом и ИП.

ВАЖНО! К обычным физлицам (гражданам, не являющимся предпринимателями), участвующим в расчетах с фирмами и ИП, вышеуказанное ограничение не относится. При этом физлицо-сотрудник, выступающее в сделке не самостоятельно, а от имени своего работодателя (например, по доверенности), также обязано соблюдать расчеты наличными (ст. 182 ГК РФ).

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Относительно установления предельно возможной суммы 100 000 руб. законодательством не предусмотрены какие-либо временные границы (например, распространенное заблуждение «100 000 руб. — в один день»). Таким образом, данный лимит невозможно обойти, поделив сумму платежа по договору на несколько платежных операций, произведенных в разные дни.

Расчеты, совершаемые нотариусами через подотчетников

Рассмотрим ситуацию. Работодатель-нотариус планирует выдать наличные средства в подотчет работнику для приобретения компьютера стоимостью более 110 000 руб. Вправе ли он это сделать и может ли продавец отказать сотруднику нотариальной конторы в принятии полной суммы наличными?

В данном случае никаких ограничений по размеру сумм не будет — ни по выдаваемой в подотчет (поскольку таких ограничений нет в принципе), ни по уплачиваемой.

Дело в том, что нотариальная деятельность признается юридической деятельностью, совершаемой от имени государства и не признающейся предпринимательской, поскольку не сопровождается извлечением прибыли (постановление Конституционного суда РФ от 19.05.1998 № 15-П).

Источник: //nalog-nalog.ru/buhgalterskij_uchet/vedenie_buhgalterskogo_ucheta/kakuyu_maksimal_nuyu_summu_mozhno_vydat_v_podotchet/

Выдаем деньги под отчет: пошаговая инструкция

Какими способами можно выдать деньги под отчет

Выдаем деньги под отчет: пошаговая инструкция Денис Покшан Эксперт «Бухгалтерии Онлайн»

На нашем форуме очень часто появляются вопросы, связанные с выдачей наличных денежных средств под отчет.

Чтобы помочь начинающим бухгалтерам, мы решили составить алгоритм для выдачи наличных под отчет, а также рассказать о том, как поступать в неоднозначных ситуациях, возникающих при работе с «подотчетниками».

Выдать работнику наличные деньги под отчет может потребоваться, например, в целях:

  • покупки товарно-материальных ценностей;
  • осуществления расходов в командировке;
  • расчетов по договорам, которые заключены от имени организации.

Основной документ, который устанавливает правила для выдачи денежных средств под отчет — это указание Банка России от 11.03.

14 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание).

Для выдачи наличных под отчет в общем случае мы рекомендуем придерживаться следующего алгоритма:

Шаг 1: Получите заявление

Работник должен подать на имя руководителя заявление о выдаче ему денежных средств под отчет. Единой формы заявления нет, поэтому может применяться произвольная форма. В тексте заявления должны быть отражены: – сумма наличных денежных средств; – срок выдачи.

Руководитель должен согласовать выдачу денег и проставить на заявлении свою подпись и дату (подпункт 6.3 Указания). Без заявления выдавать наличные под отчет нельзя (за исключением случаев, когда для расчетов заведена корпоративная банковская карта).

Шаг 2: Оформите расходный кассовый ордер

После получения заявления оформите расходный кассовый ордер. Форма ордера (КО-2) утверждена постановлением Госкомстата РФ от 18.08.98 № 88. Кассовый ордер может оформить (подпункт 4.2 п.

 4 Указания): – главный бухгалтер; – бухгалтер или иное должностное лицо (в том числе кассир), определенное в распорядительном документе, или должностное лицо организации, физическое лицо, с которым заключен договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета; – руководитель (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

Кассовый ордер должен быть подписан главным бухгалтером или бухгалтером. В случае их отсутствия — руководителем (подпункт 4.3 п. 4 Указания).

Шаг 3: Передайте ордер в кассу

Кассир проверяет полученный ордер. Если ошибок нет, то после предъявления паспорта или другого документа, удостоверяющему личность, работнику выдаются наличные деньги (подпункт 6.1 п. 6 Указания). Кассовый ордер подписывается  получателем и кассиром.

Шаг 4: Проверьте кассовую книгу

По оформленному ордеру кассир должен провести запись в кассовой книге. При этом записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии — руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную сверку (подпункт 4.6 п. 4 Указания).

Если в компании нет кассира (работника, в должностные обязанности которого входит ведение кассовых операций), то подписать кассовый ордер и выдать наличные может руководитель (пункт 4 Указания).

Авансовый отчет

Получивший деньги работник должен отчитаться за них, то есть представить авансовый отчет. Отчет должен быть представлен в течение трех рабочих дней со дня (подпункт 6.3 п. 6 Указания, пункт 26 «Положения о командировках», утв. постановлением правительства РФ от 13.10.08 № 749):

  • истечения срока, на который выдавались деньги;
  • возвращения из командировки;
  • выхода на работу (например, после отпуска или болезни, если срок выдачи денег попал на этот период).

К отчету должны быть приложены документы, подтверждающие расходы  (например, товарные и кассовые чеки). Авансовый отчет предъявляется главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии — руководителю.

Лицо, которому представлен авансовый отчет, проверяет целевое расходование денежных средств, наличие подтверждающих документов, правильность их оформления и подсчет сумм. После этого авансовый отчет утверждается руководителем.

Срок, в течение которого осуществляется проверка данного отчета, его утверждение и окончательный расчет, устанавливается руководителем (подпункт 6.3 п. 6 Указания). После утверждения авансового отчета производится списание подотчетных денежных сумм.

Однако случается, что работник потратил меньше или больше денежных средств, чем получил под отчет. Как быть в этих случаях?

Потрачено меньше

Чтобы принять оставшиеся деньги главному бухгалтеру следует оформить и подписать приходный кассовый ордер, в котором, в частности, отражается возвращаемая денежная сумма.

Потрачено больше

После утверждения авансового отчета руководителем организации перерасход следует вернуть работнику по расходному кассовому ордеру, реквизиты которого вносятся в авансовый отчет.

Если деньги не возвращены

Если авансовый отчет не утвержден или не возвращен остаток, то деньги можно удержать из зарплаты (статья 137 ТК РФ). Для этого следует:

  • получить согласие работника на удержание соответствующей суммы (если работник не согласен на удержание, взыскать деньги можно через суд);
  • в течение месяца со дня истечения срока, установленного для возврата подотчетных средств, издать приказ руководителя организации об удержании (если пропустить срок, то взыскивать деньги придется в суде);
  • ознакомить с приказом работника  (письмо Роструда от 09.08.07 № 3044-6-0).

Общая сумма удержаний не может превышать 20% от суммы зарплаты, причитающейся работнику (статья 138 ТК РФ). Если долг превышает данный предел, то удержания потребуется производить из нескольких выплат (см. также «Как правильно производить удержания из заработной платы»).

Неоднозначные ситуации

СитуацияРешение
Заявление на выдачу денег
Работнику требуются наличные деньги под отчет, но руководитель в отпуске. По общему правилу, на заявлении должна быть проставлена дата и подпись руководителя компании. Однако на основании доверенности согласовывать заявления о выдаче денег могут и уполномоченные лица (например, бухгалтер или финансовый директор).
Генеральный директор устно просит бухгалтера выдать ему под отчет наличные денежные средства. Безопаснее получить от директора заявление о выдаче денег. Дело в том, что в силу подпункта 6.3 пункта 6 Указания письменное заявление от подотчетного лица необходимо.
Лимит выдаваемых сумм
Работнику требуется наличная сумма, превышающая лимит наличных расчетов (более 100 000 рублей). Предельный размер расчета наличными по одной сделке (100 000 руб.), в принципе, не применяется при выдаче подотчетных сумм. Однако этот лимит следует учитывать, если деньги выдаются для расчетов с другими организациями или предпринимателями по договору с ними.
Внештатный работник
Для покупки материалов по гражданско-правовому договору денежные средства требуется выдать исполнителю или подрядчику по договору ГПХ, а не штатному работнику. С 1 июня 2014  года деньги под отчет можно выдавать и лицам, работающим по гражданско-правовым договорам. С этой даты для целей работы с наличными и соблюдения кассовой дисциплины работником считается человек, с которым заключен трудовой либо гражданско-правовой договор.
Материальная ответственность
Бухгалтер настаивает на заключении с подотчетным лицом договора о полной материальной ответственности. Выдача денег под отчет не является основанием для заключения с сотрудником договора о материальной ответственности. Список сотрудников, с которыми должен быть заключен этот договор, приведен в приложении 1 к постановлению Минтруда России от 31.12.02 № 85. Кроме того, если работник не вернет полученную сумму, то ее можно удержать из заработка и без такого договора.
Использование банковских карт
Работник просит перечислить подотчетную сумму (на административно-хозяйственные расходы) на зарплатную банковскую карту. Существует мнение, что денежные средства можно перечислять на банковские карты сотрудников в целях:– оплаты командировочных расходов;– компенсации документально подтвержденных расходов.Для этого в учетной политике организации должен быть предусмотрен такой порядок расчета с подотчетными лицами (письмо Минфина России № 02-03-10/37209, см. «Командировочные можно перечислять на «зарплатную» карту работника»; письмо Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554 от 10.09.13).Мы не исключаем, что перечислить денежные средства на личные карты сотрудников, в принципе, можно и для оплаты административно-хозяйственных расходов. Однако в этом случае целесообразно сделать следующее:- предусмотреть такую возможность в локальном акте;- указать в платежке, что перечисляется именно  подотчетная сумма;- получить заявление от работника, с просьбой перечислить средства на карту.

Обсудить на форуме (16)РаспечататьВ закладкиОбсудить на форуме (16)РаспечататьВ закладки

Источник: //www.Buhonline.ru/pub/beginner/2014/9/9042

Выдача денег в подотчет

Какими способами можно выдать деньги под отчет

Очень часто хозяйствующие субъекты осуществляют часть своих расходов, связанных с их деятельностью, через представителей – работников, которым в подотчет выплачиваются денежные средства. Выдача этих денег строго регламентирована Порядком ведения операций по кассе, и проверяется соответствующими компетентными органами.

Для чего выдаются деньги в подотчет

Подотчетные суммы — это деньги, выдаваемые работникам предприятия для осуществления определенных расходов. Подотчетные лица устанавливаются в компании либо на основании приказа, либо прописываются в учетной политике.

Ими могут быть как работники организации, так и подрядчики, с которыми она заключила гражданские договоры. При этом в данных нормативных актах желательно также отразить виды расходов, на которые могут выдаваться средства и на какой срок.

Выплаты денежных средств работнику осуществляются на основании такого документа, как заявление о выдаче денег под отчет, в котором он обязательно должен указать для чего нужны эти средства. Подтверждением осуществления расходов является авансовый отчет, составленный работником. При чем основания в нем должны совпадать с целями, указанными в заявлении на выплату подотчетных сумм.

На какие цели могут выдавать деньги в подотчет

Законодательство определяет основные направления расходования денег, выплаченных в подотчет. На что могут быть выданы деньги в подотчет:

  • На служебные поездки (командировки). Сюда относятся выдача денег на проживание, питание, суточные и другие траты.
  • На оплату услуг и работ.
  • На покупку товарно-материальных ценностей.
  • На представительские расходы и т. д.

Внимание! Нельзя выдавать деньги на приобретение основных средств, а также для осуществления в крупных размерах расчетов между предприятиями и предпринимателями (свыше установленного лимита в размере 100000 рублей).

Подотчетные деньги выплачиваются сотруднику несколькими способами. Выдать деньги под отчет можно через кассу хозяйствующего субъекта. В этом случае применяется расходный кассовый ордер.

//www.youtube.com/watch?v=QZr9AHYhGNc

При выдаче наличными любой работник, независимо от занимаемой должности, должен составить заявление установленного образца с указанием целей выдачи и срока. Если оно будет отсутствовать, то при проверке может быть наложен штраф в 50 тысяч рублей. Написанный документ визирует своей подписью руководитель фирмы.

Внимание! Заявление директора отличается по формулировке, поскольку он не просит выдать ему подотчет, а устанавливает факт такой необходимости.

Кроме этого, в заявлении должно присутствовать пустое поле для бухгалтера, в котором он обязан сделать пометку – если или нет у данного работника задолженность по ранее полученным суммам. Запрещено выдавать сотруднику подотчет, если он еще не отличался по предыдущему разу! В противном случае контролирующие органы также могут выписать за это штраф до 50 тысяч рублей.

Помимо выдачи наличными, допускается перечислить деньги подотчет на карту или расчетный счет работника. Для этого ему надо оформить заявление с соответствующей просьбой и приложить к нему платежные реквизиты.

Если такого документа не будет, то при проверке налоговый орган может посчитать, что было произведено перечисление дохода и удержать с этой суммы НДФЛ.

Также в платежном поручении в графе «Назначение платежа» должно быть указано, что это именно перечисление подотчетной суммы.

К сведению! Документом, подтверждающим расход подотчета с карты, является чек из терминала или банкомата, а также банковская выписка, которые прикладываются к авансовому отчету.

При перечислении на карту дополнительной суммы суточных, если командировка была по какой-либо причине продлена, писать еще раз заявление не нужно. Тем не менее, отчитаться по обеим суммам он должен будет одновременно во время подачи авансового отчета по командировке.

Если подотчетная сумма потрачена не полностью, то работнику нужно вернуть наличность в кассу после утверждения авансового отчета в бухгалтерию. Во время данной операции оформляется приходный кассовый ордер, а его реквизиты (сумма, номер, дата составления) должны быть указаны внизу на первой странице авансового отчета.

Сроки выдачи денег в подотчет

В законодательстве нигде четко не регламентировано на какой срок можно выдавать подотчетные деньги. Его предприятие может устанавливать самостоятельно, внеся соответствующий пункт в учетную политику. Кроме этого, работник обязан указать срок во время написания заявления на выдачу подотчетной суммы.

Выдавать деньги под отчет на какой срок определяется окончательно руководством предприятия, часто для каждого работника индивидуально. Руководитель фирмы не освобожден от обязанности составлять заявление на выплату наличности в подотчет, а также указывать точный срок.

Важно! Отчитаться по подотчетным суммам сотруднику надо не позднее чем через 3 дня по окончании указанного периода.

Источник: //ip-on-line.ru/kassa/vydacha-deneg-v-podotchet.html

Какими способами можно выдать деньги под отчет – НалогОбзор.Инфо

Какими способами можно выдать деньги под отчет

Подотчетные суммы можно выдать сотруднику двумя способами:

  • наличными деньгами из кассы;
  • при помощи банковской карты.

Выдача подотчетных сумм наличными

Если организация выдает сотруднику подотчетные суммы наличными, деньги для выдачи можно получить:

  • с текущего банковского счета;
  • за счет выручки, поступившей в кассу организации от реализации товаров (выполнения работ, оказания услуг). Исключением является наличность, принятая от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц (например, при комиссионной торговле или при получении оплаты по договору поручения за услуги в пользу операторов мобильной связи). Такие средства в полной сумме нужно сдать в банк.

Это следует из положений пунктов 2 и 3 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У.

В бухучете в момент выдачи наличных денег под отчет сделайте запись:

Дебет 71 Кредит 50

– выданы сотруднику деньги под отчет из кассы.

Пример выдачи подотчетных сумм сотруднику из кассы организации

Секретарю ЗАО «Альфа» Е.В. Ивановой поручено закупить для организации канцтовары (бумагу, ручки, степлеры и т. д.). На эти цели кассир на основании заявления Ивановой, подписанного генеральным директором, выдал сотруднице 4000 руб.

Выдачу денег под отчет бухгалтер «Альфы» отразил так:

Дебет 71 Кредит 50
– 4000 руб. – выданы деньги под отчет Ивановой для покупки канцтоваров.

Использование корпоративной банковской карты

Для выполнения служебных заданий сотруднику можно выдать корпоративную банковскую карту. Ее разрешено использовать для оплаты командировочных и представительских расходов, а также других подотчетных операций (п. 2.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Эта карта может быть расчетной (дебетовой) или кредитной (п. 1.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П). Чтобы получить корпоративную карту, сотрудник должен написать заявление. Денежные средства на карту зачисляются на основании приказа руководителя.

Также рекомендуется утвердить порядок использования корпоративной карты, а учет выданных карт вести в специальном журнале.

При открытии (закрытии) специального карточного счета уведомлять налоговую инспекцию и территориальные отделения Пенсионного фонда РФ и ФСС России не надо.

Однако передача карты сотруднику – это еще не выдача самих подотчетных сумм. Согласно Инструкции к плану счетов суммы по дебету счета 71 отражаются в корреспонденции со счетами учета денежных средств. То есть в тот момент, когда сотрудник воспользуется картой (снимет с нее деньги или оплатит ею расходы).

По корпоративной карте сотрудник снимает деньги со специального карточного счета организации. Этот счет банк открывает организации на основании договора банковского счета (п. 1.12 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Специальный карточный счет является отдельным, поэтому учет операций по нему нужно вести на отдельном субсчете к счету 55 (Инструкция к плану счетов). Например, этот субсчет можно назвать «Специальный карточный счет». О том, какую сумму и когда сотрудник снял с карты, можно узнать из банковской выписки. В бухучете при этом делается такая запись:

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет»

– выданы сотруднику деньги под отчет.

Пример выдачи подотчетных сумм сотруднику с использованием корпоративной банковской карты

Менеджеру ЗАО «Альфа» А.С. Кондратьеву поручено купить для организации хозяйственные принадлежности (швабру, ведро, салфетки и т. д.). Для оплаты этих расходов 14 марта сотрудник получил корпоративную банковскую карту.

16 марта Кондратьев снял с карточного счета 2000 руб. Это подтверждает банковская выписка за этот день.

Бухгалтер «Альфы» отразил выдачу денег Кондратьеву 16 марта такой проводкой:

Дебет 71 Кредит 55 субсчет «Специальный карточный счет»
– 2000 руб. – выданы Кондратьеву деньги под отчет для приобретения хозяйственных принадлежностей.

Перечисление денег на зарплатную карту

Ситуация: можно ли перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника?

Ответ: да, можно.

Представители Минфина и Казначейства России придерживаются мнения, что денежные средства можно перечислять на зарплатные карты сотрудников в целях:

– оплаты командировочных расходов;

– компенсации документально подтвержденных расходов.

Для этого в учетной политике организации предусмотрите такой порядок расчета с подотчетными лицами. Например, пропишите, что «все расчеты по подотчетным суммам проводятся либо через кассу, либо с использованием зарплатных карт сотрудников». Кроме того, в платежном поручении укажите, что перечисляемые средства являются подотчетными.

Сотрудник, в свою очередь, должен предоставить в организацию заявление о перечислении подотчетных сумм на его зарплатную банковскую карту и указать реквизиты для перечисления. А затем приложить к авансовому отчету документы, подтверждающие оплату зарплатной картой.

Аналогичные разъяснения приведены в письме Минфина России от 25 августа 2014 г. № 03-11-11/42288 и в совместном письме от 10 сентября 2013 г. Минфина России № 02-03-10/37209 и Казначейства России № 42-7.4-05/5.2-554. Хоть последнее письмо и адресовано бюджетным учреждениям, сделанные в нем выводы актуальны для коммерческих организаций.

Некоторые арбитражные суды также не отрицают возможность выдачи подотчетных денежных средств на банковскую карту сотрудника. Например, в постановлении от 11 февраля 2008 г.

№ А52-174/2007 ФАС Северо-Западного округа указал, что организация правомерно перечислила на зарплатный счет сотрудника подотчетные денежные средства.

Эта операция была подтверждена приказом руководителя (в нем была зафиксирована возможность выдавать подотчетные суммы своим сотрудникам путем их перечисления на банковские карты).

Стоит отметить, что в унифицированном бланке авансового отчета предусмотрена только одна форма выдачи подотчетных сумм – наличными деньгами. Такое же мнение было высказано Банком России в письме от 18 декабря 2006 г. № 36-3/2408. В то же время в письме от 24 декабря 2008 г.

№ 14-27/513 Банк России при комментировании расчетов по командировкам указал на то, что вопрос о возможности использования банковских карт для расчетов по подотчетным суммам не относится к его компетенции. Ранее выпущенное письмо при этом отменено не было.

Поэтому организация должна самостоятельно принять решение, руководствоваться ей этим письмом или нет.

Кроме того, организация вправе применять самостоятельно разработанную форму авансового отчета, предусмотрев в ней иные способы выдачи денег, а не только наличными.

Таким образом, организация вправе перечислить подотчетные деньги на ту же банковскую карту, на которую перечисляется зарплата сотрудника, при условии, что это предусмотрено учетной политикой. Вместе с тем, если бухгалтер хочет полностью обезопасить себя от лишних споров с контролирующими ведомствами, по возможности все расчеты по подотчетным суммам проводите через кассу.

В любом случае ответственности за перечисление подотчетных денег сотрудника на ту же банковскую карту, на которую перечисляется его зарплата, не установлено. К числу кассовых нарушений (нарушения порядка работы с наличными деньгами и ведения кассовых операций) перечисление подотчетных сумм на зарплатную карту не относится (ст. 15.1 КоАП РФ).

Соблюдение лимита расчетов

Ситуация: должны ли подотчетные лица соблюдать лимит расчетов, установленный Банком России (100 000 руб.), при оплате товаров (работ, услуг) посредством корпоративной банковской карты?

Ответ: нет, не должны.

Лимит расчетов, установленный указанием Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У, распространяется только на наличные расчеты (п. 1 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У).

Банковская карточка (в т. ч. и корпоративная) является электронным средством платежа и используется при осуществлении безналичных расчетов (п. 1.5 Положения ЦБ РФ от 24 декабря 2004 г. № 266-П).

Поэтому при оплате товаров (работ, услуг) с помощью корпоративной карты соблюдать лимит расчетов, установленный Банком России (100 000 руб.), не нужно.

Налоги и взносы

Для целей налогообложения операцию по передаче денег под отчет рассматривайте как выдачу аванса. Никаких особенностей, связанных с тем, что деньги получил сотрудник, не возникает.

До того момента, пока организация фактически не получит товары (ей не будут оказаны услуги или выполнены работы), расходов у нее не возникнет.

Поэтому выданные подотчетные суммы не уменьшают базу по налогу на прибыль и единому налогу при упрощенке (п. 14 ст. 270, п. 3 ст. 273, п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Не влияют они и на расчет ЕНВД, этим налогом облагается вмененный доход (п. 1 ст. 346.29 НК РФ).

На суммы, выданные под отчет, не нужно начислять взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование. Объясняется это тем, что полученные сотрудником деньги – это не вознаграждение за выполненные им работы или оказанные услуги, с которых нужно перечислять эти обязательные платежи (ч. 1 ст. 7 Закона от 24 июля 2009 г. № 212-ФЗ).

НДФЛ с подотчетных сумм тоже не удерживайте. Деньги, выданные под отчет, не увеличивают налогооблагаемый доход сотрудника (см., например, письмо УМНС России по г. Москве от 22 декабря 2003 г. № 27-08/70659). Это объясняется тем, что выданы они на время и с условием представления отчета об их использовании (п. 6.3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Источник: //NalogObzor.info/publ/raschety_s_personalom/podotchetnye_summy/kakimi_sposobami_mozhno_vydat_dengi_pod_otchet/59-1-0-1521

Про закон
Добавить комментарий