Как вести регистры налогового учета по НДФЛ

Как вести налоговый учет по НДФЛ

Как вести регистры налогового учета по НДФЛ

Вести налоговый регистр — одна из обязанностей налогового агента, неисполнение которой может повлечь довольно серьезные штрафы. Такой регистр каждый налоговый агент разрабатывает самостоятельно, поскольку утвержденной формы нет. В него нужно включить обязательные сведения для правильного учета доходов, вычетов и сумм НДФЛ.

При этом важно правильно сгруппировать эту информацию, чтобы на основании нее можно было легко заполнить отчетность по НДФЛ. При разработке регистра за основу можно взять утратившую силу форму карточки 1-НДФЛ, дополнив ее необходимыми реквизитами и убрав из нее лишнюю информацию.

Вести учет в регистре необходимо отдельно по каждому физлицу.

Как разработать форму налогового регистра по НДФЛ

Для ведения налогового учета по НДФЛ желательно разработать такую форму регистра, которая отвечала бы двум условиям:

1) была удобной в использовании, то есть:

  • простой в заполнении, чтобы не возникло путаницы с теми или иными данными;
  • наглядной, чтобы на ее основе можно было легко заполнить отчетность по НДФЛ, своевременно отследить излишне удержанный НДФЛ и т.д.;
  • учитывала особенности налогового агента и его работников-налогоплательщиков (в частности, количество и налоговый статус сотрудников, виды выплачиваемых им доходов и пр.);

2) отражала все обязательные сведения.

Какие формы регистра применяются при ведении налогового учета по НДФЛ

Утвержденной формы налогового регистра по НДФЛ нет. Поэтому форму регистра по НДФЛ и порядок отражения в нем данных вам необходимо разработать самостоятельно (п. 1 ст. 230 НК РФ). В таком регистре ведется учет (пп. 3 п. 3 ст. 24, п. 1 ст. 230 НК РФ):

  • доходов, начисленных и выплаченных физлицам;
  • предоставленных им налоговых вычетов, а также сумм, которые уменьшают налоговую базу;
  • исчисленного, удержанного и перечисленного с таких доходов НДФЛ.

Количество применяемых организацией регистров налоговым законодательством не ограничено, поэтому можно предусмотреть любой из следующих вариантов:

  • отдельную форму регистра на каждый вид выплачиваемых доходов;
  • единую форму регистра, учитывающую все возможные виды доходов.

Хотя и нет специального требования, все же рекомендуем утвердить форму регистра по НДФЛ в качестве приложения к учетной политике.

Какие сведения нужно отразить в налоговом регистре по НДФЛ

Налоговый регистр по НДФЛ должен в обязательном порядке содержать сведения (пп. 3 п. 3 ст. 24, п. 1 ст. 230 НК РФ):

  • идентифицирующие налогоплательщика, включая его статус налогового резидентства;

Как определить статус налогоплательщика для целей уплаты НДФЛ

  • о выплаченных ему доходах: вид и код дохода, сумму дохода до уменьшения на вычеты и с учетом налоговых вычетов (до уменьшения на сумму НДФЛ), дату его фактического получения и выплаты;
  • о предоставленных вычетах: вид и код вычета, его сумму, а также сведения о расходах и суммах, уменьшающих налоговую базу по НДФЛ;
  • об исчисленном и удержанном НДФЛ: сумму налога, дату его удержания и перечисления, а также реквизиты платежных поручений на уплату НДФЛ.

Для учета доходов физлиц, у которых часто меняется налоговый статус (иностранцы либо граждане РФ, которые часто выезжают за границу), целесообразно выделить в регистре отдельную таблицу или поле с данными об их статусе по каждому месяцу налогового периода.

Как рассчитать время пребывания налогоплательщика в России для целей НДФЛ

Дополнительно в регистре можно указать сведения:

  • о налоговом агенте;
  • о сумме дохода с прошлого места работы (для работников, принятых на работу не с начала года), чтобы правильно рассчитать стандартные вычеты;
  • любую другую информацию, необходимую налоговому агенту.

Не отражаются в налоговом регистре доходы (ст. 217, п. п. 1, 2 ст. 227, пп. 2 п. 1, п. 2 ст. 228 НК РФ):

  • не облагаемые НДФЛ (за исключением доходов, освобождаемых от налогообложения в пределах норм);
  • выплаченные физлицу за приобретенное у него имущество (имущественные права), так как в этом случае физлицо само исчисляет и уплачивает налог;
  • выплаченные индивидуальному предпринимателю или лицу, которое занимается частной практикой, так как в этом случае физлицо также само исчисляет и уплачивает налог.

При этом доходы, которые облагаются НДФЛ частично, отражаются в регистре в полной сумме. Это нужно для того, чтобы отслеживать необлагаемый лимит и, в случае его превышения, включать часть дохода, которая вышла за пределы, в налоговую базу.

Как сгруппировать сведения в регистре налогового учета по НДФЛ

Сведения из налогового регистра по НДФЛ используются для заполнения Справки 2-НДФЛ и Расчета 6-НДФЛ. Поэтому в регистре данные сведения целесообразно сгруппировать в соответствии со структурой этих форм.

Рекомендуем вам отразить их в следующем порядке:

Сведения, отражаемые в регистре Данные, отражаемые в разделе налогового регистра Где в отчетности по НДФЛ отражаются данные из регистра
О налоговом агенте — наименование;— ИНН/КПП;— ОКТМО организации Раздел 1 справки 2-НДФЛ
О налогоплательщике — Ф.И.О. физического лица;— ИНН (при наличии);— дата рождения;— гражданство (с кодом страны);— вид, код, серия и номер документа, удостоверяющего личность;— статус на начало года (резидент/нерезидент) налогоплательщика;— расчет количества дней пребывания в РФ Раздел 2 справки 2-НДФЛ
Доходы — дата выплаты дохода;— дата фактического получения дохода;— вид и код дохода;— сумма дохода:1) до уменьшения на суммы вычета и НДФЛ;2) за минусом вычетов, до налогообложения Строки 020, 025, 100, 130 расчета 6-НДФЛРазделы 3 и 5 справки 2-НДФЛ
О предоставленных вычетах — вид и код вычета;— сумма вычета;— реквизиты документа, являющегося основанием для предоставления вычета Разделы 3 и 4 справки 2-НДФЛСтрока 030 расчета 6-НДФЛ
НДФЛ:
исчисленный — сумма налога Строки 040, 045 расчета 6-НДФЛРаздел 5 справки 2-НДФЛ
удержанный — сумма налога;— дата удержания НДФЛ Строка 070 и 110, 140 расчета 6-НДФЛРаздел 5 справки 2-НДФЛ
перечисленный — сумма налога;— даты перечисления НДФЛ;— номер и реквизиты платежных поручений на уплату НДФЛ Раздел 5 справки 2-НДФЛ
излишне удержанный — сумма налога;— дата удержания НДФЛ
возвращенный налоговым агентом — сумма налога (помесячно нарастающим итогом с начала года) Строка 090 расчета 6-НДФЛ
не удержанный Строка 080 расчета 6-НДФЛРаздел 5 справки 2-НДФЛ
Суммы фиксированных авансовых платежей работников-иностранцев — суммы платежа, на которые уменьшается исчисленный налог;— реквизиты документа — основания для уменьшения налога на фиксированные авансовые платежи Раздел 5 справки 2-НДФЛСтрока 050 расчета 6-НДФЛ

Как разработать налоговый регистр на основе формы 1-НДФЛ

При разработке регистра за основу можно взять утратившую силу форму карточки 1-НДФЛ. Однако ее форма во многом не соответствует действующим положениям Налогового кодекса РФ. Например, в ней не предусмотрено отражение некоторых обязательных сведений, таких как даты выплаты доходов, удержания и перечисления НДФЛ в бюджет, реквизиты платежного документа (п. 1 ст. 230 НК РФ).

Поэтому ее нужно дополнить необходимыми реквизитами и убрать из нее лишнюю информацию.

При разработке налогового регистра по НДФЛ на основе карточки 1-НДФЛ из нее можно удалить:

  • разд. 7 «Сведения о доходах, налогообложение которых осуществляется налоговыми органами», поскольку в отношении таких доходов организация налоговым агентом не является и налоговый учет по ним вести не должна. Это следует из п. 1 ст. 230 НК РФ;
  • разд. 9 «Сведения о представлении справок».

В новом регистре останутся следующие разделы из формы 1-НДФЛ, в которые рекомендуется внести следующие основные изменения.

В разд. 1 «Сведения о налоговом агенте» реквизит «код ОКАТО» следует заменить на реквизит «код ОКТМО».

В разд. 2 «Сведения о налогоплательщике (получателе доходов)» структуру рекомендуем частично изменить и дополнить (п. 1 ст. 230 НК РФ):

  • данными из справки о полученных физлицами доходах;
  • таблицей, где подробно отражаются помесячные данные об изменении налогового статуса работника на случай, если в организации имеются работники-иностранцы, у которых налоговый статус в течение года меняется.

В регистр можно не включать сведения об адресе налогоплательщика, поскольку в справке 2-НДФЛ этих данных нет.

В разд. 3 «Расчет налоговой базы и НДФЛ (для доходов, облагаемых по ставке 13% и 30%)» рекомендуем внести следующие изменения (п. 1 ст. 230 НК РФ):

1) дополнить новыми строками для отражения следующих сведений:

  • даты получения дохода;
  • даты перечисления дохода;
  • даты удержания налога;
  • даты перечисления налога;
  • реквизитов платежного документа на перечисление налога;
  • имущественных вычетов;
  • социальных вычетов;

2) ввести для наглядности две строки для стандартных вычетов: «Стандартные вычеты на детей» и «Иные стандартные вычеты» — вместо одной строки «Стандартные налоговые вычеты»;

3) удалить коды стандартных вычетов, поскольку они изменились. Они будут проставляться при заполнении формы;

4) ввести строки для отражения сумм фиксированного авансового платежа (пп. 2 п. 1, п. 6 ст. 227.1 НК РФ), если в организации работают иностранцы, использующие патент;

5) скорректировать существующие, а также ввести новые поля для отражения сведений о праве на вычеты и подтверждающих документах после таблицы расчета налоговой базы (по примеру карточки 1-НДФЛ).

В разд. 4 «Доходы от долевого участия в деятельности организации (дивиденды), облагаемые по ставке 13% (15% — для нерезидента РФ), и сумма налога» (п. п. 1, 3 ст. 224, п. 1 ст. 230 НК РФ), заимствованный из формы 1-НДФЛ, рекомендуем внести следующие изменения:

1) дополнить новыми строками:

  • код дохода;
  • дата получения дохода;
  • дата выплаты дохода;
  • дата удержания налога;
  • дата перечисления налога;
  • реквизиты платежного документа на перечисление налога;

2) ввести отдельные строки для налога, рассчитываемого по ставкам 13% (для резидентов РФ) и 15% (для нерезидентов РФ).

Раздел 5 «Доходы, облагаемые по ставке 35%» целесообразно изменить следующим образом (п. 2 ст. 210, ст. 224, п. 1 ст. 230 НК РФ):

1) удалить сведения о доходах в виде призов и выигрышей, поскольку большинство организаций не выдает физлицам выигрыши и призы в целях рекламы;

2) дополнить новыми строками:

  • дата получения дохода;
  • дата перечисления дохода;
  • дата удержания налога;
  • дата перечисления налога;
  • реквизиты платежного документа на перечисление налога.

В разд. 6 «Общая сумма налога по итогам налогового периода» следует удалить строку с недействующей ставкой 6% по доходам в виде дивидендов (ст. 224 НК РФ).

В разд. 8 «Результаты перерасчета налога за предшествующие налоговые периоды» вы можете удалить отдельные строки раздела, если у вас нет сведений для их заполнения.

Как вести налоговые регистры по НДФЛ

Организация ведет регистр по НДФЛ отдельно по каждому физлицу, в отношении которого является налоговым агентом по НДФЛ. В нем на основании аналитических регистров учета и первичных документов отражаются данные по налогоплательщику за весь календарный год (пп. 3 п. 3 ст. 24, ст. 216, п. 1 ст. 230 НК РФ).

Организации ведут такой учет в отношении доходов, выплаченных физлицам в том числе (п. п. 1, 2 ст. 226, п. 1 ст. 230 НК РФ):

  • по трудовым договорам;
  • по гражданско-правовым договорам на выполнение работ, оказание услуг;
  • авторским договорам.

С каких доходов налоговый агент обязан удержать НДФЛ

При ведении регистра данные в нем нужно отражать помесячно и нарастающим итогом с начала года (п. 3 ст. 226, п. 1 ст. 230 НК РФ):

  • доходы — отдельно по каждому коду и по каждой дате выплаты;
  • вычеты — отдельно по каждому коду.

Доходы, облагаемые по разным ставкам, целесообразно отражать в регистре в разных разделах, поскольку налоговая база по ним определяется раздельно (п. 2 ст. 210 НК РФ).

Суммы доходов и вычетов отражаются в регистре в рублях и копейках, также как эти показатели отражаются в отчетности по НДФЛ (см., например, форму расчета 6-НДФЛ).

Показатели в иностранной валюте отражаются в регистре в рублях по курсу Банка России (п. 5 ст. 210 НК РФ):

  • на дату фактического получения — для показателей доходов;
  • на дату фактического осуществления расходов — для показателей к вычету.

Сумма НДФЛ отражается в полных рублях (суммы до 50 коп. отбрасываются, суммы в 50 коп. и более округляются до полного рубля) (п. 6 ст. 52 НК РФ).

Налоговым законодательством не установлена обязанность оформления регистров исключительно на бумажном носителе. Поэтому вести их можно как в бумажном, так и в электронном виде.

Пример отражения обязательных сведений в налоговом регистре по НДФЛ

Организация ежемесячно начисляет работнику — резиденту РФ зарплату 50 000 руб. и выплачивает ее два раза в месяц равными частями. Работнику предоставляется стандартный налоговый вычет на первого ребенка.

В феврале 2018 г. работник болел с 6 по 12 февраля (7 дней).

Заработную плату за февраль сотруднику организация начислила в размере:

  • 16 666,67 руб. — за первую половину февраля;
  • 19 444,44 руб. — за вторую половину февраля.

В течение I квартала 2018 г., помимо заработной платы, работник получил:

  • 02.2018 — материальную помощь в размере 7 000 руб.;
  • 02.2018 — пособие по временной нетрудоспособности в размере 8 630,14 руб.

Зарплата перечислялась работнику на его расчетный счет в банке:

Источник: http://urist7.ru/nalog/ndfl/kak-vesti-nalogovyj-uchet-po-ndfl.html

Как ведется регистр налогового учета по НДФЛ?

Как вести регистры налогового учета по НДФЛ

Регистр налогового учета по НДФЛ разрабатывается и применяется для отражения дохода, полученного физическим лицом от организации, например зарплаты, а также удержанных и перечисленных в бюджет налогов. Оформление таких регистров является основой оценки правильности начисления и перечисления НДФЛ.

Как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ: общие требования по разработке

Обязательные реквизиты регистра налогового учета по НДФЛ

Периодичность подготовки регистра налогового учета по НДФЛ

Какой день считается датой выплаты дохода и каков срок уплаты НДФЛ

Форма регистра налогового учета по НДФЛ: где скачать бланк 2019 года, образец и пример его заполнения

Итоги

Как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ: общие требования по разработке

При разработке регистра налогового учета по НДФЛ необходимо учитывать некоторые требования:

  1. Налоговые регистры по НДФЛ в 2019 году должны обязательно содержать следующие сведения:
  • информацию для возможности идентификации физического лица;
  • признак налогового резидентства;
  • виды доходов и вычетов с указанием соответствующего кода;
  • суммы и даты выплаты доходов;
  • даты удержания налога, перечисления его в бюджет и реквизиты платежных поручений.
  1. Регистр ведется в течение всего года на каждого работника.
  2. Форма и образец регистра налогового учета по НДФЛ должны быть определены учетной политикой.
  3. Если во время налоговой проверки регистры налогового учета по НДФЛ не будут предоставлены, то организация может быть оштрафована на 10 000 руб. в случае, если регистр не велся на протяжении календарного года, и на 30 000 руб., если регистр не оформлялся несколько лет (ст. 120 НК РФ).

Обязательные реквизиты регистра налогового учета по НДФЛ

Бухгалтер предприятия должен четко представлять, как вести налоговые регистры для расчета НДФЛ. Основное назначение этого перечня — формирование показателей, необходимых для оперативного и достоверного заполнения справки о доходах физического лица, в связи с чем в бланке регистра налогового учета по НДФЛ следует отразить следующие реквизиты и сведения:

  • Основные данные об организации — налоговом агенте:
    • ИНН, КПП;
    • код ИФНС, в которой организация числится на учете;
    • наименование организации.
  • Основные данные о налогоплательщике:
    • ИНН;
    • Ф. И. О.;
    • вид и реквизиты документа, удостоверяющего личность;
    • дата рождения;
    • гражданство;
    • адрес места жительства на территории РФ;
  • адрес в стране проживания.
  • Статус налогоплательщика (резидент или нерезидент).

Резидентами признаются физические лица, которые пребывают в Российской Федерации не менее 183 календарных дней в течение 12 следующих подряд месяцев (п. 2 ст. 207 НК РФ). От статуса лица зависит размер налоговой ставки, которая будет применена к его доходам.

Например, вознаграждение по трудовому договору гражданина РФ облагается ставкой 13%, а доход физического лица-нерезидента по такому же договору необходимо облагать по ставке 30%, за исключением, например, доходов высококвалифицированных специалистов-нерезидентов.

Подробнее о правильном определении статуса см. в материале «Как правильно определить период, необходимый для придания гражданину статуса налогового резидента».

Периодичность подготовки регистра налогового учета по НДФЛ

Особое место в форме регистра налогового учета по НДФЛ занимают данные о доходах, по которым начисляется налог. Они формируются в документе по видам и вычетам с присвоением соответствующего кода.

При присвоении кода необходимо обратиться к приказу ФНС России «Об утверждении кодов видов доходов и вычетов» от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387@, где каждому виду дохода присвоен соответствующий код. Например, при указании зарплаты используется код 2 000, а если предоставляется вычет на первого ребенка, возраст которого не достиг 18 лет, указывается код 126.

Для каждого сотрудника ведется отдельный регистр. В нем указываются все проводимые выплаты, даже если процентная ставка налога отличается (от 13 до 35%). Но отражаются они все отдельно, например в различных разделах документа. Аналогичная система применяется в справках 2-НДФЛ, в которой каждой ставке соответствует свой раздел.

Периодичность регистра по НДФЛ устанавливается налогоплательщиком. Как правило, регистр по НДФЛ на сотрудника заводится каждый год, чтобы доходы, к которым применяется ставка 13%, а также налоговые вычеты отражались в нем и помесячно, и нарастающим итогом с начала года. Доходы, к которым применяются другие ставки, достаточно указывать только помесячно.

Доходы, необлагаемые НДФЛ, можно не включать (например, пособие по беременности и родам).

Доходы, размер которых лимитирован при расчете НДФЛ, необходимо указывать в реестре для контроля соблюдения такого лимита. Одним из таких доходов является материальная помощь, которая не будет облагаться НДФЛ, пока ее размер не достигнет 4 000,00 руб. в год (п. 28 ст. 217 НК РФ).

Какой день считается датой выплаты дохода и каков срок уплаты НДФЛ

Последний день месяца, за который начислена зарплата, признается фактической датой ее получения (ст. 223 НК РФ). Если трудовые отношения завершены в день, который является не последним в данном месяце, то датой получения зарплаты будет являться последний день выхода на работу.

Источник: https://nalog-nalog.ru/ndfl/obekt_nalogooblozheniya/kak_vedetsya_registr_nalogovogo_ucheta_po_ndfl/

Как вести регистры налогового учета по НДФЛ — НалогОбзор.Инфо

Как вести регистры налогового учета по НДФЛ

  • 1 Что отражать в регистре
  • 2 Форма регистра
  • 3 Как вести регистр

Налоговые агенты обязаны вести регистры налогового учета для расчета НДФЛ. Утвержденного образца регистра нет, поэтому разработайте его форму самостоятельно. Сориентироваться в том, какие показатели включить в регистр, поможет таблица.

Что отражать в регистре

Налоговые регистры нужны для того, чтобы правильно составить расчеты по форме 6-НДФЛ и справки по форме 2-НДФЛ. Поэтому вести регистры нужно ежемесячно по каждому гражданину с подведением нарастающих итогов с начала года. В регистре отразите:

1.Доходы, которые начислили и выплатили гражданам. Учет доходов ведите по каждому коду и по каждой дате выплаты. Дело в том, что в форме 6-НДФЛ нужно указывать даты, когда:

  • налоговый агент удержал налог с этого дохода;
  • налог с выплаченной суммы должен быть перечислен в бюджет.

2.Вычеты, которые предоставили за месяц и нарастающим итогом с начала года. Учет вычетов ведите по каждому виду и по каждому коду. Кроме того, отражайте реквизиты уведомлений из налоговой инспекции, на основании которых были предоставлены имущественный и социальные вычеты.

3.НДФЛ, рассчитанный, удержанный и перечисленный с каждой выплаты, по каждой дате. Отдельно учитывайте суммы: излишне удержанные, не удержанные и которые вернул налоговый агент.

Доходы, которые не облагаются НДФЛ, в регистре отражать не нужно. Например, это пенсии, компенсационные выплаты и т. д. Кроме того, можно не отражать доходы, выплаченные:

  • гражданам при приобретении у них имущества и имущественных прав, принадлежащих им на праве собственности;

НДФЛ с полученных доходов они рассчитывают и платят в бюджет самостоятельно.

Это следует из положений абзаца 1 пункта 1 статьи 230, пункта 2 статьи 226, статей 227 и 228 Налогового кодекса РФ и подтверждается письмами Минфина России от 1 февраля 2011 г. № 03-04-06/3-14, от 27 февраля 2013 г. № 03-04-06/5607.

Ситуация: нужно ли отражать в регистре по НДФЛ доходы, которые освобождаются от налогообложения в пределах установленного лимита?

Да, нужно.

Доходы, которые не облагаются НДФЛ в пределах установленного лимита, отразите в регистре в полной сумме. Это нужно, чтобы контролировать лимит.

Например, не облагают НДФЛ подарки стоимостью не больше 4000 руб. в год (п. 28 ст. 217 НК РФ). Если сотрудник получил от организации подарок в марте стоимостью 2000 руб., в мае – стоимостью 2000 руб., и в июне – стоимостью 2000 руб.

, все эти суммы укажите в регистре. Общая сумма подарков за год составит 6000 руб. и превысит установленный лимит. Но в этом случае НДФЛ удержите только с разницы в 2000 руб. (6000 руб. – 4000 руб.).

Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина России от 2 марта 2012 г. № 03-04-06/9-54.

Ситуация: нужно ли отражать в регистре по НДФЛ данные о доходах, которые новый сотрудник получил на прежней работе?

Да, нужно.

С того момента, как сотрудник поступил в организацию, доходы, которые он получает от других налоговых агентов, в регистре отражать не надо. Однако сумму дохода, которую сотрудник получил на предыдущей работе, в регистре следует зафиксировать (для справки).

При расчете налоговой базы эту сумму не учитывайте, однако она нужна, чтобы правильно определить сумму стандартных вычетов, положенных сотруднику на новом месте работы. Если с учетом выплат по старому месту работы доход с начала года превысит 350 000 руб., детский вычет не положен. Подробнее см.

, что такое налоговая база в справке 2-НДФЛ.

Сведения в регистр заносите на основании справки по форме 2-НДФЛ, которую сотруднику выдали на прежней работе.

Это следует из подпункта 4 пункта 1 статьи 218, пункта 3 статьи 230 Налогового кодекса РФ.

Ситуация: нужно ли отражать в регистре по НДФЛ суммы, которые выплатили гражданам за продукцию их личного подсобного хозяйства?

Нет, не нужно.

Граждане, которые реализуют собственное имущество, платят налог самостоятельно. В этом случае организация-покупатель не признается налоговым агентом. Поэтому нет и оснований, чтобы включать выплаченные суммы в регистр.

Такой вывод следует из положений пункта 3 статьи 2 Закона от 7 июля 2003 г. № 112-ФЗ, статей 24 и 226 Налогового кодекса РФ. Его подтверждают письма Минфина России от 27 февраля 2013 г. № 03-04-06/5607, от 11 апреля 2012 г. № 03-04-05/3-484.

Доходы от продажи сельхозпродукции у граждан не облагаются НДФЛ. Но есть условие: у продавца должен быть документ, который подтверждает, что он произвел (вырастил) продукцию на принадлежащей ему земле. Такой документ выдает правление садоводческого, огороднического или дачного некоммерческого объединения.

Если продавец представил документ, подтверждающий право на льготу, НДФЛ ему платить не придется. Если у продавца нет такого документа, с дохода от продажи сельхозпродукции он обязан заплатить НДФЛ сам.

Это следует из положений пункта 13 статьи 217 Налогового кодекса РФ, статьи 2 и пункта 5 статьи 4 Закона от 7 июля 2003 г. № 112-ФЗ.

Форма регистра

Типового образца налогового регистра для расчета НДФЛ нет. Поэтому налоговый агент должен разработать эту форму самостоятельно.

Включите в регистр следующие сведения:

  • данные налогового агента: наименование, ИНН, КПП;
  • персональные данные гражданина, которому выплачиваете доход (в т.ч. его ИНН – при наличии);
  • виды доходов, выплачиваемых гражданину, – по каждому коду (в соответствии с приказом ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387);
  • виды предоставленных вычетов – по каждому коду (в соответствии с приказом ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387);
  • налоговый статус гражданина;
  • дату и номер платежного поручения на перечисление НДФЛ в бюджет.

Это следует из положений абзаца 2 пункта 1 статьи 230 Налогового кодекса РФ.

Учтите, что основное назначение регистра – сформировать показатели для составления справок 2-НДФЛ и расчетов 6-НДФЛ. Поэтому, разрабатывая регистр, придерживайтесь структуры этих форм, а также справочников, приведенных в приложениях к приказам ФНС России, которыми утверждены эти формы.

Пример, как заполнить налоговый регистр для расчета НДФЛ

А.С. Кондратьев работает в организации «Альфа» с 1 августа 2011 года. Его данные: Александр Сергеевич Кондратьев, гражданин РФ, дата рождения – 15 июня 1978 года, паспорт серии 46 00 № 462135 выдан ОВД «Войковский» г. Москвы 23 ноября 2000 года, прописан по адресу: 125127, г. Москва, ул. 2-я Радиаторская, д. 5, к. 1, кв. 40, ИНН 703254479214.

Реквизиты «Альфа»:Код по ОКТМО – 45338000;

ИНН 7708123456, КПП 770801001.

Директор – Александр Владимирович Львов, тел. (495) 154-60-90.

У Кондратьева один ребенок девяти лет. Сотрудник получает стандартный налоговый вычет на ребенка 1400 руб.

В течение года «Альфа» ежемесячно начисляет Кондратьеву зарплату 15 000 руб. Выплачивают ее два раза в месяц: не позднее 20-го числа – аванс (3000 руб.) и не позднее 5-го числа следующего месяца – окончательный расчет.

16 мая организация выплатила сотруднику пособие по временной нетрудоспособности по больничному листку в размере 4932 руб. Зарплата за май – 10 000 руб.

27 июня Кондратьеву выплатили материальную помощь в размере 6000 руб.

С 15 августа Кондратьеву предоставили очередной оплачиваемый отпуск на 14 дней. 10 августа бухгалтер начислил и выплатил отпускные – 7200 руб.

Доходы, которые начислили Кондратьеву в 2016 году, вычеты, а также суммы НДФЛ отражены в налоговом регистре.

Если налоговый агент не ведет налоговый регистр, его могут наказать за грубое нарушение правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения. За это предусмотрена налоговая и административная ответственность.

Налоговая инспекция оштрафует организацию на 10 000 руб. Если регистр не вели несколько лет, штраф – 30 000 руб. При этом, если занизили налоговую базу, штраф серьезнее: 20 процентов от суммы неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

Такие меры ответственности содержит статья 120 Налогового кодекса РФ.

Если не представить регистры по требованию налоговой инспекции, привлекут к ответственности по статье 126 Налогового кодекса РФ. Размер штрафа:

  • 200 руб. за каждый документ, который вовремя не сдали;
  • 10 000 руб. за отказ сдать документы и сведения.

Кроме того, по заявлению налоговой инспекции суд может оштрафовать должностных лиц организации (например, руководителя) на сумму от 300 до 500 руб. (ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ).

Как вести регистр

Регистр налогового учета рассчитан на один календарный год. Регистр можно вести как на бумаге, так и в электронном виде. Заводить его нужно при первом же начислении и выплате доходов человеку. Даты выплаты доходов в регистре указывайте в соответствии со статьей 223 Налогового кодекса РФ.

Регистры ведите помесячно и нарастающим итогом с начала года. Чтобы корректно заполнить этот документ, включите в него графу «Месяц налогового периода». В ней отражайте тот месяц, в котором полученный гражданином доход включен в расчет налоговой базы по НДФЛ.

Разделы, в которых отражаются доходы, выплаченные сотруднику, целесообразно заполнять не только помесячно, но и в разрезе каждой выплаты. Это позволит правильно определить налоговую базу и сумму исчисленного и удержанного НДФЛ по доходам, которые переходят с одного месяца на другой. Например, по отпускным, выплаченным авансом.

Доходы группируйте по налоговым ставкам и разносите по разным разделам регистра.

Структурируйте раздел, в котором отражают вычеты. Их удобнее показывать отдельно по каждому коду. Суммы вычетов, которые полагаются сотруднику и которые предоставлены ему фактически, тоже лучше показывать отдельно.

Все показатели в регистре (кроме суммы НДФЛ) отражайте в рублях и копейках. Сумму налога показывайте в полных рублях (суммы до 50 коп. отбрасывайте, суммы в 50 коп. и более округляйте в большую сторону). Валютные показатели пересчитывайте по курсу Банка России на дату получения доходов (дату расходов, если они принимаются к вычету).

Заполняйте регистр с учетом справочников, утвержденных ФНС России:

  • персональные данные человека заполните с помощью справочников «Коды документов» и «Коды регионов»;
  • гражданство, адрес и код страны постоянного проживания нерезидентов посмотрите в Общероссийском классификаторе стран мира, который утвержден постановлением Госстандарта России от 14 декабря 2001 г. № 529-ст. В отношении налоговых резидентов укажите код России – 643;
  • коды доходов и налоговых вычетов смотрите в приложениях 1 «Коды доходов» и 2 «Коды вычетов» к приказу ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387.

Не забывайте, что налоговые вычеты положены только резидентам в отношении доходов, которые облагаются НДФЛ по ставке 13 процентов (п. 3 ст. 210 НК РФ).

Ситуация: как отразить в регистре налогового учета по НДФЛ сумму отпускных, если отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается в другом?

В налоговом регистре отпускные отражайте в том месяце, когда их выплатили.

В регистре доходы отразите на дату их фактического получения. Дата фактического получения дохода в виде отпускных – это день их выплаты (день перечисления на расчетный счет сотрудника).

Поэтому в регистре сумму отпускных отражайте в том месяце, в котором их выплатили. Так поступайте и в случаях, когда отпуск начинается в одном месяце (году), а заканчивается в другом.

Например, отпуск закончится в феврале 2016, отпускные выплатили в январе, в регистре всю сумму отпускных отразите в январе 2016 года.

Это следует из подпункта 1 пункта 1 статьи 223 Налогового кодекса РФ.

Пример, как отразить отпускных в налоговом регистре по НДФЛ. Отпуск сотрудника начинается в одном месяце, а заканчивается в другом

Организация ежемесячно выплачивает А.С. Кондратьеву оклад в размере 15 800 руб. С 25 ноября по 13 декабря ему предоставлен основной оплачиваемый отпуск. Сумма начисленных отпускных составляет 10 000 руб. Детей у Кондратьева нет. Стандартные вычеты ему не положены.

20 ноября сотруднику выдали аванс по зарплате за отработанное время в первой половине ноября в сумме 7900 руб. НДФЛ с этой суммы бухгалтер не удерживал.

Сумма НДФЛ с отпускных составила 1300 руб. (10 000 руб. × 13%).

21 ноября Кондратьев получил в кассе организации отпускные в сумме:
10 000 руб. – 1300 руб. = 8700 руб.

В тот же день организация перечислила сумму налога (1300 руб.) в бюджет.

Несмотря на то, что отпуск сотрудника закончился в декабре, сумму начисленных отпускных бухгалтер включил в его налогооблагаемый доход за ноябрь.

28 ноября бухгалтер начислил Кондратьеву зарплату за ноябрь (за период с 1 по 24 ноября) в размере 13 158 руб. С общей суммы зарплаты Кондратьева бухгалтер удержал и уплатил в бюджет НДФЛ – 1711 руб.

Зарплату за вторую половину ноября Кондратьеву выплатили 5 декабря в сумме 3547 руб. (13 158 руб. – 1711 руб. –7900 руб.).

В графе «Ноябрь» регистра налогового учета за год бухгалтер указал сумму отпускных 10 000 руб. с кодом дохода 2012 и сумму начисленной за ноябрь зарплаты 13 158 руб. с кодом 2000.

Ситуация: какой код дохода указать в регистре по НДФЛ при выплате компенсации за неиспользованный отпуск?

Укажите код 4800 «Иные доходы».

Коды доходов в регистре указывают в соответствии с приложением 1 к приказу ФНС России от 10 сентября 2015 г. № ММВ-7-11/387. Однако в этом справочнике нет специального кода для доходов в виде компенсации за неиспользованный отпуск.

Раньше, разъясняя порядок заполнения формы 2-НДФЛ в отношении таких доходов, налоговая служба рекомендовала использовать код 4800 «Иные доходы» (письмо ФНС России от 8 августа 2008 г. № 3-5-04/380).

Этими рекомендациями можно руководствоваться и в настоящее время.

Источник: http://NalogObzor.info/publ/nalogi_s_juridicheskikh_lic/ndfl/kak_vesti_registry_nalogovogo_ucheta_po_ndfl/3-1-0-907

Регистры по НДФЛ

Как вести регистры налогового учета по НДФЛ

НДФЛ – налог, который занимает следующее место после налога на прибыль и НДС. Поэтому стоит разобраться во всех нюансах налогообложения.

Рассмотрим, кто, когда и как должен исчислять сумму налога и уплачивать ее в бюджет. Обратимся к нормативной базе, где прописаны все необходимые данные.

Основы налогообложения

НДФЛ – налог на доход физического лица, который является прямым платежом, осуществляемым населением Российской Федерации.

Плательщиками такого налога являются граждане России и другие лица, что получают прибыль в пределах российской территории (иностранцы и лица без гражданства).

Плательщики могут быть резидентами и нерезидентами. От статуса будет зависеть размер используемой при расчетах подоходного налога ставки.

Определить, является лицо резидентом или нерезидентов, можно при подсчете количества дней пребывания в РФ. Если суммарное количество за 12 месяцев превысит 183, лицо считается резидентом (ст. 207 Налогового кодекса).

Объект обложения налогом:

Прибыль от источника, что находится на территории государства или за рубежом Для резидентов
Прибыль от источника, находящегося в пределах РФ Для нерезидентов (ст. 208, 209, 217 НК Российской Федерации)

В 217 статье также содержится список видов прибыли, что не облагается налогом. НДФЛ могут уплачивать сами физические лица или их налоговые агенты.

Агентом признается фирма, ИП, нотариус, адвокат, обособленное подразделение иностранного предприятия, работающего в пределах РФ, от которых получено прибыль.

Расчеты налога на доход физического лица проводятся налоговым агентом нарастающим итогом по окончанию каждого месяца.

Налоговая база – получение прибыли в деньгах или натуральном выражении, которая может уменьшаться на налоговый вычет, предусмотренный ст. 218, 219, 219.1, 220, 221 НК.

Допускается использование вычетов только в тех случаях, когда доход облагается НДФЛ по ставке 13%. В иных ситуациях льготы такого плана не предоставляются (ст. 210, 211, 212, 213, 214 Налогового кодекса).

Перечислим возможные ставки (ст. 217, 214 НК):

9% При расчетах сумм с дивидендных выплат, произведенных резидентам
13% Общая ставка, используемая резидентами, а также зарубежными высококвалифицированными специалистами (нормативный документ России от 25.07.02 № 115-ФЗ)
15% С дивидендов, получаемых нерезидентами
30% При расчете суммы налога нерезидентами, которые получили прибыль в пределах территории России
35% При получении приза, подарка, выигрыша и т.п.

Сроки перечисления исчисленного налога:

Для налогового агента Не позже того дня, когда получены средства в банках для выплат работнику; не позже следующего дня после произведения платежа физическому лицу
Для лиц, которые не являются налоговыми агентами 15 числа в июле, октябре и январе следующего года после окончания налогового периода

Уплата производится в территориальный орган налоговой инспекции, где фирма состоит на учете, или где живет сам плательщик (при перечислении НДФЛ за себя).

Необходимая документация

Налоговыми агентами и отдельными физическими лицами должна подаваться декларация, составленная по форме 3-НДФЛ.

Граждане должны представить такой вид отчетности в двух случаях:

  • когда есть необходимость самостоятельного исчисления и перечисления сумм НДФЛ в государственные структуры (при получении дохода от продажи имущества, выигрышах, а также в отношении того дохода, с которого не было удержано налог агентом);
  • при желании получить налоговые вычеты, то есть возместить часть уплаченного налога из бюджета.

Сдавать декларацию нужно до конца апреля в следующем году после окончания налогового периода. Допускается заполнять бланки в электронном виде или от руки.

Помимо декларации необходимо готовить и такие справки:

  1. 2-НДФЛ – бланк, в котором отражаются доходы конкретного работника, что были получены в течение налогового периода. Если такой отчет не подан своевременно, лицо уплатит штраф, предусмотренный ст. 126 НК. При нарушении порядка подачи, искажении сведений в документе также применимы правила, описанные в ст. 15.6 КоАП. Обязанность составлять 2-НДФЛ должен исполнять налоговый агент, который перечсиляет сумму заработка или иные средства работнику.
  2. При желании гражданина получить детский вычет, стоит подать соответствующее заявление (Письмо от 5 сентября 2012 года № 03-04-05/8-1064).
  3. Заявление о возврате переплаченного налога (при необходимости).
  4. Налоговый регистр – документ, где отражена прибыль плательщика НДФЛ, суммы налогов, которые с него удержаны, предоставленные вычеты.

Нормативная база

Согласно ст. 230 п. 1 абз. 1 НК, налоговыми агентами должен вестись налоговый регистр для проведения расчетов по НДФЛ.

Указываются также доходы, что получил гражданин, не являющийся налоговым агентом, при продаже имущества или имущественных прав.

Источник: https://dpvolga.ru/registry-po-ndfl/

Учет НДФЛ в 1С 8.3 Бухгалтерия – налоговые регистры, исчисление, настройка, расчет

Как вести регистры налогового учета по НДФЛ

Расчет НДФЛ в 1С 8.3 Бухгалтерия начинается с общих настроек программы. Именно на этом этапе в 1С создается структура налоговых регистров по налогу на доходы физических лиц.

При начислении зарплаты и других доходов в них собираются данные, необходимые для формирования налоговых отчетов по доходам физлиц. Как в программе 1С 8.

3 Бухгалтерия настроить регистр по НДФЛ читайте в этой статье.

Гость, для Вас открыт бесплатный доступ к чату с бухгалтером-экспертом

Закажите обратный звонок на подключение или позвоните:
8 (800) 222-18-27 (бесплатно по РФ).

Налог на доходы физических лиц, или НДФЛ, удерживают с доходов граждан организации-работодатели. Предприятия выполняют роль налоговых агентов, т.е. сами рассчитывают налог и сдают декларации.

Для учета различных видов доходов физических лиц предназначены специальные коды доходов.

Например, код 2000 обозначает доходы в качестве оплаты труда, код 2010 применяют для учета выплат гражданско-правовым договорам. Код дохода 2012 используют для отражения отпускных.

Все эти коды есть в специальном справочнике 1С 8.3 «Виды доходов НДФЛ». Для налогового учета различных вычетов предназначен справочник «Виды вычетов по НДФЛ».

В течение года на регистрах налогового учета по налогу на доходы накапливается информация, необходимая для формирования налоговых отчетов.

Далее читайте инструкцию, где найти и как настроить налоговые регистры по НДФЛ в 1С 8.3.

Настройте варианты учета заработной платы

На платформе 1С 8.3 есть специализированная программа для учета зарплаты – 1С Зарплата и управление персоналом (ЗУП). В ней можно учитывать сложные схемы начисления зарплаты, автоматически рассчитывать больничные и другие пособия.

Одним словом в 1С 8.3 ЗУП есть все для учета заработной платы и кадров на средних и крупных предприятиях. Если у вас небольшая организация и количество сотрудников меньше 60, то для учета зарплаты вам вполне подойдет программа 1С 8.

3 Бухгалтерия.

Перед началом расчета зарплаты в 1С 8.3 Бухгалтерия надо указать в общей настройке в какой программе вы будете вести расчет зарплаты. Для этого зайдите в раздел «Администрирование» (1) и нажмите на ссылку «Параметры учета» (2). Откроется окно параметров.

В открывшемся окне кликните на ссылку «Настройки зарплаты» (3). Откроется окно настроек.

В окне настроек поставьте флажок на кнопке «В этой программе» (4), если будете вести учет в 1С 8.3 Бухгалтерия. Если вы планируете вести учет зарплаты в 1С 8.3 ЗУП, то поставьте флажок «Во внешней программе» (5).

Гость, для Вас открыт бесплатный доступ к чату с бухгалтером-экспертом

Закажите обратный звонок на подключение или позвоните:
8 (800) 222-18-27 (бесплатно по РФ).

Настройте учет начислений

Если вы выбрали способ учета «В этой программе», то необходимо указать дополнительные настройки. Для этого в окне настройки зарплаты кликните на ссылку «Расчет зарплаты» (1) и настройте следующие параметры:

  1. Вести учет больничных, отпусков и исполнительных документов (2). Поставьте флажок, если у вас будут эти начисления;
  2. Расчет зарплаты по обособленным подразделениям (3). Отметьте этот пункт, если у вас есть обособленные подразделения;
  3. Автоматически пересчитывать документ «Начисление зарплаты» (4). Поставьте флаг, если хотите, чтобы в документе «Начисление зарплаты» налоги пересчитывались сразу при внесении изменений.

Настройте способы учета зарплаты

Рекомендуем вам ознакомиться с еще одной зарплатной настройкой, и при необходимости внести в нее изменения. Речь идет о порядке отражения заработной платы на счетах бухгалтерского учета.

Как вы знаете, организации с разной спецификой деятельности начисляют зарплату на разные счета бухгалтерского учета. В торговых организациях используют счет 44 «Расходы на продажу», в производственных компаниях начисление зарплаты отражают на счетах:

  • 20 «Основное производство»;
  • 23 «Вспомогательные производства»;
  • 25 «Общепроизводственные расходы»;
  • 26 «Общехозяйственные расходы».

В рамках одного предприятия одновременно могут использоваться разные способы учета для разных групп работников, подразделений и номенклатурных групп.

Для настройки способов учета кликните в окне настройки зарплаты на ссылку «Отражение в учете» (1) и далее на «Способы учета зарплаты» (2). Откроется справочник способов учета.

В справочнике по умолчанию созданы несколько способов учета зарплаты, добавьте при необходимости новые. Для этого нажмите кнопку «Создать» (3). Откроется окно для создания нового способа.

В окне укажите:

  • Наименование нового способа (4);
  • Счет учета (5);
  • Номенклатурную группу (6);
  • Статью затрат (7);
  • Учитывать расход при УСН или нет (8);
  • Статью затрат при ЕНВД (9).

Для сохранения нового способа нажмите кнопку «Записать и закрыть» (10). Новый способ создан, теперь его можно использовать при начислении зарплаты, как — расскажем дальше.

Настройте учетную политику для регистров НДФЛ

Перед началом расчета заработной платы по организации нужно настроить учетную политику по НДФЛ и страховым взносам, другими словами в программе 1С 8.3 Бухгалтерия настроить регистры по НДФЛ и зарплатным налогам. Для этого зайдите в раздел «Главное» (1) и кликните на ссылку «Учетная политика» (2). Откроется окно для настройки учетной политики.    

В открывшемся окне укажите вашу организацию (3) и кликните на ссылку «Настройка налогов и отчетов» (4). Откроется окно настройки.

В открывшемся окне кликните на вкладку «НДФЛ» (5) и поставьте флажок «Нарастающим итогом в течение налогового периода» (6). Теперь НДФЛ будет учитываться в налоговых регистрах нарастающим итогом за год.

Далее нажмите на вкладку «Страховые взносы» (7), выберете тариф страховых взносов (8) и укажите ставку ФСС по несчастным случаям (9).

Учетная политика настроена, можно приступать к отражению НДФЛ в налоговых регистрах.

Введите по сотруднику данные по налоговым вычетам

Для правильного расчета НДФЛ необходимо по каждому сотруднику ввести в 1С 8.3 вычеты на детей, а также имущественные и социальные вычеты. Для ввода вычетов зайдите в раздел «Зарплата и кадры» (1) и нажмите на ссылку «Сотрудники» (2). Откроется справочник сотрудников.

В открывшемся окне кликните на нужном сотруднике (3). Откроется карточка сотрудника.

В карточке сотрудника кликните на ссылку напротив надписи «Налог на доходы» (4). Откроется окно по настройке вычетов.

В открывшемся окне нажмите на ссылку «Ввести новое заявление на стандартные вычеты» (5). Откроется окно для ввода нового заявления на вычет.

По заявлению на вычет на детей по НДФЛ в 2019 году бланк скачать можно бесплатно по ссылке.

В открывшемся окне нажмите кнопку «Добавить» (6), выберете нужный вычет (7) и нажмите «Провести и закрыть» (8). Теперь при расчете НДФЛ по этому сотруднику будет учтен налоговый вычет.

Начислите зарплату и рассчитайте НДФЛ в 1С 8.3

Для начисления зарплаты зайдите в раздел «Зарплата и кадры» (1) и нажмите на ссылку «Все начисления» (2). Откроется окно для создания нового начисления.

В открывшемся окне нажмите кнопку «Создать» (3) и кликните на «Начисление зарплаты» (4). Откроется окно для начисления зарплаты.

В открывшемся окне нажмите кнопку «Заполнить» (5). Документ заполнится начислениями по сотрудникам. В отдельных полях будут видны НДФЛ (6) и страховые взносы (7) по каждому сотруднику.

Чтобы сохранить начисления нажмите кнопки «Записать» (8) и «Провести» (9). Чтобы посмотреть бухгалтерские проводки и записи в налоговых регистрах по НДФЛ, нажмите кнопку «ДтКт» (10). Откроется окно бухгалтерских и налоговых записей.

Во вкладке «Расчеты налога…» (11) видны записи на регистрах налогового учета по НДФЛ.

Сформируйте налоговую декларацию

Для формирования налоговой декларации по доходам физлиц по данным регистров налогового учета зайдите в раздел «Зарплата и кадры» (1) и нажмите ссылку «2-НДФЛ для передачи в ИФНС» (2). Откроется окно для формирования декларации.

В открывшемся окне укажите вашу организацию (3) и нажмите кнопку «Создать» (4). Откроется форма декларации.

В форме декларации укажите год (5), за который надо сформировать отчетность и нажмите кнопку «Заполнить» (6). Табличная часть заполнится данными регистров налогового учета по НДФЛ:

  • Сотрудник (7);
  • Ставка (8);
  • Доход (9);
  • Облагаемый доход (10);
  • Налог (11);
  • Удержано (12);
  • Перечислено (13).

Для корректировки данных по сотруднику кликните на нужном работнике два раза мышкой, откроется окно 2-НФДЛ.

В открывшемся окне внесите необходимые изменения, например, заполните поля «Удержано» (14) и Перечислено» (15) и нажмите кнопку «ОК» (16).

Для сохранения декларации нажмите кнопки «Записать» (17) и «Провести» (18). Чтобы выгрузить файл для отправки в налоговую нажмите «Выгрузить» (19). Далее распечатайте декларацию, для этого нажмите кнопку «Печать» (20).

Здесь читайте как оприходовать товар в 1с.

Источник: https://www.BuhSoft.ru/article/1686-uchet-ndfl-v-1s-83-buhgalteriya-nalogovye-registry-ischislenie-nastroyka-raschet

Про закон
Добавить комментарий