Как отразить в учете выдачу под отчет средств на покупку валюты для загранкомандировки

Как отразить в учете выдачу под отчет средств на покупку валюты для загранкомандировки – НалогОбзор.Инфо

Как отразить в учете выдачу под отчет средств на покупку валюты для загранкомандировки

Один из способов обеспечения командированного сотрудника валютой – ее покупка в банке. Без ограничений приобрести наличную валюту могут только граждане. У организаций такого права нет – все валютные операции они должны проводить через свои счета в банках.

Такой порядок установлен пунктом 2 статьи 14 Закона от 10 декабря 2003 г. № 173–ФЗ и разъяснен в письме Банка России от 22 марта 2005 г. № 36-3/526.

Совет: Чтобы обеспечить деньгами сотрудника, выезжающего за рубеж, выдайте ему под отчет рубли и поручите купить валюту самостоятельно. По возвращении из загранкомандировки он должен будет продать неиспользованную валюту (если она останется) и сдать вырученные рубли в кассу.

Помимо оперативности такой способ выдачи аванса на загранкомандировку удобен тем, что в учете не будет курсовой разницы. Вместе с тем, из-за колебаний коммерческого курса валюты на дату ее покупки и продажи у организации могут возникнуть дополнительные расходы.

Коммерческий курс валюты на дату продажи ее остатка может быть меньше коммерческого курса на дату ее покупки сотрудником. В этом случае общая сумма командировочных расходов может превысить сумму выданного аванса.

Командированному сотруднику нужно возместить все затраты, которые он понес, с разрешения администрации (ст. 168 ТК РФ). Поэтому сложившийся перерасход ему придется компенсировать.

В коллективном договоре или в приказе о направлении в загранкомандировку нужно определить условия выплаты компенсации.

Например, можно указать, что при снижении официального курса иностранной валюты расчеты с командированным проводятся по коммерческому курсу на дату выдачи аванса и на дату утверждения авансового отчета.

Подобная оговорка избавит сотрудника от необходимости погасить перерасход за счет личных денег.

Курс валюты

Коммерческий курс валюты должен быть указан в документе, который банк обязан выдать человеку. Форму документа банк устанавливает самостоятельно. Его распечатывают в одном экземпляре и выдают клиенту. Документ подписывает кассир. Вносить исправления в распечатку нельзя. Об этом говорится в пунктах 4.9 и 4.10 Инструкции Банка России от 16 сентября 2010 г. № 136-И.

Бухучет

При выдаче аванса и при возврате неиспользованной суммы сделайте проводки:

Дебет 71 Кредит 50

– выдан аванс на командировочные расходы;

Дебет 50 Кредит 71

– возвращен остаток неизрасходованной подотчетной суммы.

Авансовый отчет

Авансовый отчет нужно оформить в валюте только в том случае, если валюта выдавалась под отчет. Об этом сказано в указаниях, утвержденных постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55.

При выдаче аванса в российской валюте все командировочные расходы сотрудника будут рублевыми затратами организации. Однако признать сумму этих расходов в бухучете можно лишь в момент утверждения авансового отчета.

Внимание: выдавать аванс за счет средств, полученных в кассу от граждан в качестве платежей в пользу иных лиц, организация не вправе (п. 2 указания Банка России от 7 октября 2013 г. № 3073-У). Это правило касается, в частности, сумм, полученных по посредническим договорам (комиссионная торговля, оплата услуг в пользу операторов мобильной связи).

Налог на прибыль

При расчете налога на прибыль сумму командировочных расходов учитывайте следующим образом. Если сотрудник может документально подтвердить факт покупки валюты, то расходы учтите в сумме фактически понесенных затрат на командировку по курсу валюты, указанному в справке о покупке валюты.

Если сотрудник не может представить справку о покупке валюты, в целях налогообложения учитывайте фактически понесенные сотрудником командировочные расходы по курсу на дату утверждения авансового отчета. И в том и в другом случае расходы признавайте на дату утверждения авансового отчета (подп. 5 п. 7 ст.

 272 НК РФ).

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина России от 15 июня 2011 г. № 03-03-06/1/347 и ФНС России от 21 марта 2011 г. № КЕ-4-3/4408.

Возврат неиспользованных подотчетных сумм

Не использованные в командировке подотчетные суммы сотрудник должен сдать в кассу организации. Сделать это нужно в течение трех рабочих дней после возвращения из-за границы.

В этот же срок сотрудник обязан сдать в бухгалтерию авансовый отчет (п. 26 положения, утвержденного постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749, п. 6.

3 указания Банка России от 11 марта 2014 г. № 3210-У).

Пример отражения в бухучете и при налогообложении расходов на покупку валюты для загранкомандировки. Сотрудник приобретает валюту в банке. Организация применяет общую систему налогообложения

ООО «Альфа» направило менеджера А.С. Кондратьева в загранкомандировку.

Срок командировки – с 26 по 31 января текущего года. Приказом о направлении в командировку установлено, что аванс сотруднику выплачивается в рублях. При снижении официального курса валюты окончательные расчеты проводятся по коммерческому курсу, действующему на дату выдачи аванса и на дату утверждения авансового отчета.

26 января для оплаты командировочных расходов сотруднику выдан аванс – 24 290 руб. Кондратьев самостоятельно купил в банке 700 евро.

Курс коммерческого банка (условный) на дату покупки (26 января) – 34,7 руб./EUR (подтверждено документом банка).

Сумма документально подтвержденных расходов Кондратьева за время командировки составила 640 евро. По возвращении сотрудник продал неизрасходованную часть валюты – 60 евро (700 EUR – 640 EUR).

Курс коммерческого банка (условный) на дату продажи – 33,8 руб./EUR (подтверждено документом банка).

В итоге Кондратьев получил на руки 2028 руб. (60 EUR × 33,8 руб./EUR).

В авансовом отчете Кондратьев указал: – сумму документально подтвержденных расходов на служебную поездку – 22 208 руб. (640 EUR × 34,7 руб./EUR);

– расходы, возникшие из-за обратной конвертации валюты в рубли, – 54 руб. (60 EUR × (34,7 руб./EUR – 33,8 руб./EUR)).

31 января текущего года руководитель организации утвердил авансовый отчет сотрудника. Бухгалтер организации сделал в учете следующие записи.

26 января:

Дебет 71 Кредит 50
– 24 290 руб. – выдан Кондратьеву аванс на оплату командировочных расходов.

31 января:

Дебет 26 Кредит 71
– 22 262 руб. (22 208 руб. + 54 руб.) – учтены командировочные расходы;

Дебет 50 Кредит 71
– 2028 руб. – возвращен в кассу остаток неизрасходованных денег.

Возможность учесть при налогообложении прибыли расходы, связанные с обратной конвертацией валюты, законодательством не предусмотрена. Поэтому при расчете налога на прибыль бухгалтер учел документально подтвержденные командировочные расходы в сумме 22 208 руб.

Сумма расходов, признанных в бухучете (22 262 руб.), больше суммы расходов, признанных в налоговом учете (22 208 руб.). Поэтому в бухучете отражается постоянное налоговое обязательство:

Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль»
– 11 руб. (54 руб. × 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство.

Источник: http://NalogObzor.info/publ/raschety_s_personalom/podotchetnye_summy/kak_otrazit_v_uchete_vydachu_pod_otchet_sredstv_na_pokupku_valjuty_dlja_zagrankomandirovki/59-1-0-1533

Учет валюты для загранкомандировки

Как отразить в учете выдачу под отчет средств на покупку валюты для загранкомандировки

Доходы и расходы

Хозяйственная ситуация

О чем пойдет речь: в апреле чиновники главного финансового ведомства разъяснили, как бюджетные учреждения должны отражать в учете и бухгалтерской (финансовой) отчетности операции по приобретению иностранной валюты. О том, как оформить выдачу валюты работникам при загранкомандировках, – в статье.

Иван СИДОРОВ, эксперт журнала «Учет в учреждении»

Если бюджетное учреждение не имеет внешнеторговых договоров по приобретению нефинансовых активов за рубежом, необходимость отражения в бухгалтерском учете операций с иностранной валютой появляется крайне редко.

Как правило, подобные операции в учете возникают, когда работника направляют в загранкомандировку. Для возмещения расходов за рубежом ему выдают средства в валюте соответствующего государства.

При приобретении валюты, в том числе в связи с ее выдачей на командировочные расходы сотрудникам, бухгалтеру необходимо учитывать разъяснения, приведенные в письме Минфина России от 10 декабря 2013 г. № 02-06-007/54200.

Из данного письма можно сделать вывод, что для проведения операций с иностранной валютой бюджетному учреждению нужно открыть в банке валютный счет. А аванс работникам, выезжающим в командировку за рубеж, на практике обычно выдают в валюте через кассу.

Курсовые разницы

При операциях с валютными средствами зачастую возникают курсовые разницы.

https://www.youtube.com/watch?v=2j9Os6zoBF4

Когда речь идет о расчетах в валюте с командированными работниками, эти разницы появляются:

  • при конвертации (приобретении) валюты;
  • при получении наличной валюты с валютного счета;
  • при выдаче наличной валюты командированному работнику;
  • при утверждении авансового отчета об использовании подотчетной суммы;
  • при сдаче остатков наличной валюты в кассу учреждения, если дата сдачи не совпадает с датой утверждения авансового отчета.

Суммы в иностранных валютах переоценивают на дату совершения операций в этих валютах и на отчетную дату. При этом положительные (отрицательные) курсовые разницы, возникшие при расчете рублевого эквивалента, относят на увеличение (уменьшение) денежных средств на счетах учреждения в иностранной валюте.

В конце года такие курсовые разницы переносят на финансовый результат текущего финансового года от переоценки активов.

Особенности учета

Учет задолженности подотчетных лиц по выданным авансам в иностранных валютах одновременно ведут в соответствующей валюте и рублевом эквиваленте на дату выдачи денег под отчет.

Общие правила учета валюты установлены Инструкцией, утвержденной приказом Минфина России от 16 декабря 2010 г. № 174н. Для наглядности рассмотрим порядок приобретения валюты бюджетным учреждением на числовом примере.

Для выдачи командированному работнику подотчетной суммы в размере 1 тыс. долл. США 18 мая списаны средства с лицевого счета бюджетного учреждения.

19 мая средства зачислены на валютный счет. 20 мая валюта выдана работнику под отчет. 25 мая представлен авансовый отчет об израсходовании 900 долл. США. В тот же день остаток валюты (100 долл. США) сдан в кассу учреждения. Курс доллара на указанные даты составил: 18 мая – 50 руб.; 19 мая – 52 руб.; 20 мая – 51 руб.; 25 мая – 55 руб.

Валюта приобретена за счет средств от приносящей доход деятельности (КФО 2).

В бухгалтерском учете будут сделаны проводки:

Дебет 2 201 23 510Кредит 2 201 11 61050 000 ₽ (50 ₽ X 1000 USD)– списана сумма с лицевого счета учреждения на покупку иностранной валюты;
Дебет 2 201 27 510Кредит 2 201 23 610– зачислена сумма на валютный счет учреждения;
Дебет 2 201 27 510Кредит 2 401 10 1712000 ₽ ((52 ₽ – 50 ₽) X 1000 USD)– отражена положительная курсовая разница;
Дебет 2 201 34 510Кредит 2 201 27 610– получена наличная валюта в кассу учреждения;
Дебет 2 401 10 171Кредит 2 201 34 6101000 ₽ ((51 ₽ – 52 ₽) X 1000 USD)– отражена отрицательная курсовая разница;
Дебет 2 208 ХХ 560Кредит 2 201 34 610– выдана валюта командированному работнику;
Дебет 2 109 00 000 (2 401 20 000)Кредит 2 208 ХХ 66049 500 ₽ (55 ₽ X 900 USD)– отражены расходы на основании авансового отчета;
Дебет 2 201 34 510Кредит 2 208 ХХ 660– получен остаток неизрасходованной суммы от подотчетного лица;
Дебет 2 208 ХХ 560Кредит 2 401 10 1714000 ₽ ((55 ₽ – 51 ₽) X 1000 USD)– отражена положительная курсовая разница.

Важное в налоговом учете курсовых разниц

Если загранкомандировка организована в рамках приносящей доход деятельности, то курсовые разницы, которые возникают при пересчете валюты, можно признать в налоговом учете. На увеличение налоговой базы по налогу на прибыль относят доходы в виде положительной курсовой разницы. Отрицательная курсовая разница уменьшает налоговую базу.

Исключение составляют те случаи, когда положительная или отрицательная разница возникает в результате переоценки выданных (полученных) авансов.

Исходя из логики налогового законодательства сделаем вывод: выдача наличных денег под отчет к образованию доходов не приводит.

Воспользуемся условиями примера 1. В этом случае могут быть признаны только курсовые разницы, возникшие в момент утверждения авансового отчета. Сумма разниц будет определена по соотношению курсов на даты приобретения валюты и утверждения авансового отчета. Положительная курсовая разница составит 5 тыс. руб. ((55 руб. – 50 руб.) X 1000 USD).  

Валерия СУСЛИКОВА, эксперт журнала «Учет в учреждении»

С суммы суточных, выплаченных сверх лимита в 2,5 тыс. руб. за каждый день нахождения работника за границей, надо удержать НДФЛ

Получите консультацию специалиста по учету валюты

Источник: https://e.budgetnik.ru/398190

Пример заполнения авансового отчета по загранкомандировке. На какую дату считать курс валюты?

Как отразить в учете выдачу под отчет средств на покупку валюты для загранкомандировки

Направление работника на выполнение трудовой функции в другое государство оформляется по общему порядку с учетом некоторых особенностей.

Для заграничных командировок применяются те же законодательные нормы, что и для служебных поездок в пределах России, включая и пункт 10 Положения о командировках, закрепляющий обязательство направляющего предприятия (организации) нести финансовое покрытие всех платежей, связанных с поездкой.

Значительной отличительной чертой таких командировок являются валютные растраты, подтверждение которых должно отображаться работником по приезду в авансовом отчете и в дальнейшем компенсировано предприятием в рублевом эквиваленте.

Авансовый отчет по командировке – это предоставление командированным сотрудником в течении тех рабочих дней после возвращения из служебной поездки информации о расходовании средств, выданных ему предприятием перед началом поездки.

Указанная в отчете информация должна подтверждаться приложением соответствующих документов (например, проездных билетов, чеков об оплате гостиничных номеров, фискальные чеки об оплате топлива, если поездка совершалась на личном (служебном) транспорте и пр.).

Денежные средства на заграничную служебную поездку могут выдаваться направляющим предприятием (организацией) как в наличной, так и в безналичной формах.

При этом законодатель предоставляет возможность финансировать иностранные командировке в валюте страны направления, в российских рублях, а также в международной валюте.

Важно, что авансовый отчет должен предоставляться работником в той валюте, которая была выдана ему направляющим предприятием (с указанием пересчета на рубли в отдельной графе).

Также в соответствующей валюте необходимо вернуть средства, которые остались из сумм авансового платежа (если таковые остались).

При заполнении представленного документа работнику следует дублировать все иностранные ведомости, внесенные в отчет, на русском языке (допустимо просторечие).

Такой перевод может совершаться самим работником или третьим лицом.

По какому курсу и на какую дату считать валюту?

Представленный вопрос разъясняется Письмом Федеральной налоговой службы от 21 марта 2011 года, а также Письмом Министерства финансов от 31 марта 2011 года.

Указанные документы поясняют, что при финансовом расчете сумм по авансовым отчетам в иностранных валютах необходимо:

  • При наличии документах из банка с указанием информации о курсе обмена на дату произведения работником конвертации – используется курс, указанный в приложенном к отчету чеке;
  • При отсутствии подтверждающих банковских чеков – по официальному курсу Центрального банка России, который действовал на момент утверждения авансового отчета.

Также следует учитывать случаи, когда работник производил валютный обмен предоставленных направляющим предприятием (организацией) денежных средств по частям.

В такой ситуации следует для более точных расчетов следует произвести несколько исчислений по каждой дате, на которую имеется чек о произведении обмена валюты с учетом курса, отмеченного в соответствующей квитанции.

Бухгалтерии предприятия (организации) следует учитывать, что платежи, связанные с услугами банка по обмену валюты в заграничных командировках, также подлежат возмещению (даже при условии, что производилась обратная конвертация с целью возвращения в кассу остатка по авансу в валюте его выдачи).

Срок сдачи

При подписании приказа о направлении в командировку работник уведомляется о необходимости предоставления отчета о потраченных суммах в бухгалтерию направляющего предприятия (организации) в течении трех рабочих дней с момента возвращения из служебной поездки.

Представленный срок устанавливается не самим юридическим лицом, на котором официально трудоустроен командируемый работник, а Банком России в своем Указании №3210-У от 11 марта 2014 года.

Заграничные командировки в представленном вопросе не являются исключением.

Важно отметить, что возвращением здесь следует считать приезд работника к месту постоянной работы, а не пересечение границы Российской Федерации.

Отсчет трех суток, предоставленных на предоставление авансового отчета, начинается после даты, которая была отмечена в приказе о направлении как дата окончания служебной поездки.

Если работник возвращается из командировки досрочно, как правило, в приказе о преждевременном окончании служебной поездки указываются сроки, предоставляемые для подачи в бухгалтерию соответствующего отчета.

Если возвращение работника из поездки совпало с оформлением листа нетрудоспособности, три дня начинают отсчет с даты закрытия представленной медицинской справки, поскольку в Указании Банка России закреплено положение о рабочих днях, а не о календарном исчислении.

 Как оформить форму АО-1?

Заполнение авансового отчета по заграничной командировке должно осуществляться командированным сотрудником, однако на практике часто представленные документы составляются бухгалтером.

Выше указывалось, что отчетность по расходованию денежных средств, выданных работнику на заграничную поездку на выполнение служебного задания, предоставляется на унифицированном бланке или на фирменном бланке предприятия, разработанным для соответствующих целей.

Все документы, подтверждающие произведенные расходы (чеки об оплате проживания, проездные документы и пр.) должны иметь приложенный перевод на русский язык).

Полная сумма трат, произведённых командированным сотрудником, фиксируется на обратной стороне унифицированного бланка или в специальной графе, отведенной для соответствующих ведомостей в фирменном бланке предприятия.

Также в отчете следует отметить сумму аванса, если она произведена в иностранной валюте (с указанием ее названия), а также ее пересчет на российские рубли (с учетом курса, действующим на момент утверждения авансового отчета по соответствующей командировке).

Для удобства расчётов все суммы лучше вносить в двух валютах (иностранная и рубли). В унифицированном бланке для таких ведомостей представлена специальная графа.

Если на бланке предприятия не отведено место для произведения соответствующих записей, допускается их приложение на отдельном листе.

Какие документы необходимо приложить к авансовому отчету, подробно рассказано в данном видео:

Выводы

Отчет по заграничной командировке следует заполнять с учетом общих требований, установленных для служебных поездок в России. Отличительным моментом является валютная составляющая представленного документа.

Внесение ведомостей в авансовый отчет должно осуществляться в валюте, в которой выдавался платеж. При приложении подтверждающей документации необходимо учитывать, что она должна быть переведена на русский язык.

Источник: https://azbukaprav.com/trudovoe-pravo/komandirovka/obraztsy-dokumentov/avansoviy-otchet-po-zagrankomandirovke.html

Про закон
Добавить комментарий