Как отразить в учете расходы на сотовую связь сотрудников, использующих служебные мобильные телефоны

Компенсация расходов на мобильную связь сотруднику

Как отразить в учете расходы на сотовую связь сотрудников, использующих служебные мобильные телефоны

В работе предприятий широко используются мобильные телефоны сотрудников в служебных целях. Звонки оплачиваются при этом из их личных средств, но есть возможность компенсировать работнику стоимость услуг мобильного оператора.

Закон о компенсации мобильной связи сотруднику

Право возмещения личных затрат, понесенных гражданином при исполнении рабочих обязанностей, определяется содержанием статьи 188 Трудового кодекса: это использование собственности и имущества работника и амортизация имущества.

Вопросы возврата личных затрат гражданина на средства связи во время исполнения служебных обязанностей включают:

  • самостоятельное вычисление потраченных сумм;
  • определение порядка начисления и выплаты денежных средств;
  • перечисление условий для выплаты;
  • утверждение перечня документации учета расходов, подтверждающих факт траты личных денежных средств гражданина.

ВАЖНО! Возврату подлежит стоимость только тех переговоров, которые использовались при выполнении трудовых обязанностей: в рабочее время, в течение командировочной поездки и т.д.

Как определить размер компенсации

Существуют два способа определения размера компенсации:

  • введение положений о размере выплаты и условиях начисления в его трудовое соглашение или издание дополнения к нему – для конкретного сотрудника;
  • принятие локального нормативного акта – в таком случае размер начисления и условия получения одинаковы для всех сотрудников компании, в том числе и руководящих должностей.

ВАЖНО! Устанавливая правила возврата расходов на сотовую связь, работодатель может назначить лимит для этих затрат, который будет ограничивать максимальную сумму начисления.

Возможен и вариант с фиксированной суммой возмещения независимо от количества потраченных денежных средств.

Документы для подтверждения расходов на мобильную связь

Основной документ, отражающий сумму трат работника – детализация счетов. Она заказывается у оператора и подтверждает реальное количество потраченных средств.

Кроме того, детализация показывает время совершения звонков, т.е. работодатель может определить дату, время и длительность телефонного разговора, стоимость которого подлежит возмещению, исключая тем самым траты на личные переговоры.

При использовании безлимитных тарифов подтвердить расходы проще. В таком случае основанием для начисления выплаты будет чек, квитанция или выписка со счета, подтверждающая факт оплаты тарифа.

Порядок оплаты

Порядок возмещения расходов стандартен:

  1. Работник предоставляет чеки или руководитель запрашивает детализацию звонков у оператора.
  2. Ответственное должностное лицо издает распоряжение о возврате денег гражданину.
  3. Утвержденная сумма переводится работнику.

Сотрудник получает положенную сумму в ближайший день зарплаты или аванса.

Образец приказа о возмещении расходов на сотовую связь

Приказ составляется в свободной форме или на внутреннем бланке организации с указанием таких сведений:

  • наименование документа;
  • ссылка на ст. 188 ТК РФ;
  • размер выплаты (допускаются разные суммы для определенных должностей);
  • размеры поправочных коэффициентов (при необходимости);
  • дата издания документа и срок действия;
  • крайний срок начисления;
  • распоряжение об ознакомлении сотрудников с содержанием приказа;
  • назначение ответственного за контроль исполнения приказа;
  • Ф. И. О. лица, составившего приказ;
  • подписи составителя и лиц, ознакомившихся с распоряжением;
  • порядковый регистрационный номер приказа и дата его составления.

Типовой образец:

Облагается ли компенсация налогом и страховыми взносами

Из этих средств не высчитывается подоходный налог, не переводятся взносы на ОМС, в Пенсионный фонд и в ФСС. Исключения составляют ситуации, когда в общее начисление включаются траты, понесенные работником в нерабочее время в личных целях. В таком случае выплата приравнивается к доходу физического лица и подлежит обложению НДФЛ.

Другие условия действуют при заключении на предприятии соглашения об аренде личных мобильных телефонов.

Тогда часть компенсационной выплаты, равная размеру платы за временное использование устройства в качестве рабочего телефона, будет облагаться подоходным налогом.

 То есть если с работником заключен договор об аренде с ежемесячным платежом в 1000 р., а всего начислено 3000 р., то НДФЛ будет удержан только с суммы в 1000 р.

(: 2, средняя оценка: 5,00 из 5)
Загрузка…

Источник: https://o-kadrah.ru/oplata-truda/kompensatsiya-za-mobilnuyu-svyaz-sotrudniku

Возмещение расходов сотруднику на мобильную связь

Как отразить в учете расходы на сотовую связь сотрудников, использующих служебные мобильные телефоны

Порядок заключения договоров на оказание услуг мобильной связи определен в разделе II Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ от г.

По договору оператор мобильной связи предоставляет организации определенное количество абонентских номеров (сим-карт) и периодически выставляет счета на оплату переговоров.

Возмещение сотрудникам расходов на

Затраты на оплату услуг связи включите в состав расходов по обычным видам деятельности (п. В бухучете расчеты с оператором мобильной связи отразите на счете 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» (Инструкция к плану счетов).

Если организация рассчитывается с оператором связи с помощью карт экспресс-оплаты, в учете нужно показать разницу между реальной и номинальной стоимостью карты.

Приказ На Возмещение Расходов На Сотовую

  • Как правило, такие карты приобретает сотрудник, который пользуется правом на использование мобильной связи.
  • При выдаче аванса на покупку карты в учете сделайте запись: Менеджер ООО «Альфа» А. Кондратьев включен в состав сотрудников, имеющих право на пользование мобильной связью за счет организации. Независимо от того, какую систему налогообложения применяет организация, с этого дохода нужно рассчитать НДФЛ. На стоимость личных переговоров сотрудников нужно начислить взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование и взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.
  • Должностной инструкцией Кондратьева предусмотрено использование мобильной связи для исполнения служебных обязанностей. Для проведения срочных телефонных переговоров он приобрел карту экспресс-оплаты услуг мобильной связи. При ее покупке Кондратьев заплатил продавцу 520 руб. Сумму налога удержите при выплате сотруднику любых денежных сумм (п. Это связано с тем, что данная выплата рассматривается как оплата за сотрудника услуг.
  • Стоимость личных переговоров, не возмещенная сотрудниками, является их доходом в натуральной форме (подп. Такие выплаты работодатель осуществляет в рамках трудового договора.
  • Кроме того, они не включены как в закрытый перечень выплат, не облагаемых взносами на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование, так и в закрытый перечень выплат, не облагаемых взносами на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний. При этом у организации должны быть документы, подтверждающие производственный характер телефонных переговоров.
  • Такой вывод следует из части 1 статьи 7, статьи 9 Закона от 24 июля 2009 г. Это требование пункта 1 статьи 252 Налогового кодекса РФ.

Приказ на оплату сотовой связи сотрудникам

№ 212-ФЗ, пункта 1 статьи 20.1, статьи 20.2 Закона от 24 июля 1998 г. При расчете налога на прибыль затраты на оплату услуг мобильной связи включите в состав прочих расходов (подп. Перечень документов, подтверждающих производственный характер телефонных переговоров, законодательством не определен.

Несмотря на это, суды склоняются к тому, что организация обязана доказать связь расходов на оплату услуг связи со своей производственной деятельностью (см., например, постановления ФАС Московского округа от 19 января 2009 г.

№ КА-А40/12732-08, Западно-Сибирского округа от г. На приведенный выше список ссылаются и некоторые арбитражные суды (см., например, постановления ФАС Московского округа от 2 сентября 2008 г.

Возмещение расходов на мобильную связь

  1. № Ф04-2733/2005(10928-А27-40) и Восточно-Сибирского округа от г. Перечисленные документы приведены в письмах Минфина России от 23 июня 2011 г. № КА-А40/8318-08, Поволжского округа от 22 сентября 2005 г. Налоговый кодекс РФ не содержит списка обязательных документов, которыми можно подтвердить понесенные расходы.

    Ни налоговое законодательство, ни законодательство о связи, ни законодательство о бухучете не содержат требований об обязательной расшифровке произведенных переговоров, получении детализированных счетов и составлении отчета по каждому звонку. А значит, организация не обязана подтверждать производственную направленность данных расходов детализацией счетов.

  2. Более того, факт осуществления расходов может подтвердить любой документ, даже косвенно свидетельствующий об этом (п. Кроме того, содержание переговоров составляет охраняемую законом тайну связи (ст.

    Таким образом, организация вправе обосновать расходы на оплату услуг мобильной связи, в частности, заключенным договором с оператором мобильной связи, платежными документами, организационно-распорядительными документами руководителя организации и т. Данный вывод подтверждает судебная практика (см., например, определение ВАС РФ от 3 сентября 2008 г.

    № КА-А40/5441-07, Уральского округа от 8 декабря 2008 г. № А55-13148/07, Центрального округа от 6 марта 2009 г. Налоговый инспектор может поинтересоваться, с кем конкретно и с какой производственной целью тот или иной сотрудник говорил по мобильному телефону.

  3. № 11211/08, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 2 июля 2008 г.

    № Ф09-9153/08-С3, Северо-Западного округа от 15 января 2009 г. Поэтому заранее подготовьте дополнительную информацию, подтверждающую производственный характер переговоров.

  4. № Ф04-3910/2008(7317-А81-14), Московского округа от 3 июня 2009 г. Это могут быть договоры с контрагентами, деловая переписка, справки о состоянии взаиморасчетов и т.

    Такие отчеты можно составить на основе расшифровок, предоставленных оператором связи. Стоимость личных переговоров сотрудников при расчете налога на прибыль не учитывайте (исключение – случаи, когда сотрудник компенсирует расходы организации по оплате его личных телефонных переговоров).

  5. Каждый звонок, указанный в расшифровке, сотрудник должен обосновать.

    Если организация применяет кассовый метод, расходы спишите только после их фактической оплаты оператору (п. Они не имеют отношения к деятельности организации и не являются экономически обоснованными (см., например, письмо УФНС России по г. В марте ООО «Альфа» заключило с оператором мобильной связи договор на оказание услуг на условиях 100-процентной предоплаты.

    Из них: Взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний «Альфа» рассчитывает по тарифу 0,2 процента.

  6. В этом случае налоговая инспекция не сможет обвинить организацию в неподтвержденности производственного характера расходов. Оператор предоставил организации 2 абонентских номера.

    По приказу руководителя «Альфы» мобильной связью вправе пользоваться: Организация определяет доходы и расходы методом начисления. Страховые взносы на обязательное пенсионное (социальное, медицинское) страхование организация начисляет по общим тарифам.

  7. Если организация применяет метод начисления, то налоговую базу уменьшите по мере предъявления счетов на оплату услуг оператора связи либо в последний день месяца (подп. В марте «Альфа» перевела на расчетный счет оператора авансовый платеж в размере 5000 руб. По расшифровке счета бухгалтер организации определил, что стоимость личных телефонных переговоров составила 590 руб.

    Дебет 91-2 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на социальное страхование» – 17,11 руб. × 2,9%) – начислены взносы на социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством в ФСС России со стоимости личных переговоров сотрудников; Дебет 91-2 Кредит 69 субсчет «Расчеты с ФСС по взносам на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний» – 1,18 руб.

    × 0,2%) – начислены взносы на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний со стоимости личных переговоров сотрудников.

  8. В апреле оператор выставил организации детализированный счет и счет-фактуру. Дебет 99 субсчет «Постоянные налоговые обязательства» Кредит 68 субсчет «Расчеты по налогу на прибыль» – 118 руб. × 20%) – отражено постоянное налоговое обязательство с расходов, не уменьшающих налогооблагаемую прибыль.
  9. Общая стоимость телефонных переговоров в апреле составила 4720 руб. Ситуация: можно ли при расчете налога на прибыль учесть стоимость мобильных телефонных переговоров, совершенных в нерабочее время?
  10. Организация самостоятельно заключила договор с оператором сотовой связи.

Пример приказа возмещение ☝ интернет

Для этого в должностной инструкции сотрудника укажите, что вести служебные переговоры он может и в нерабочее время.

Например, связываться с контрагентами из регионов, расположенных в других часовых поясах.

Кроме того, можно указать, что руководитель организации (непосредственный руководитель) всегда должен иметь возможность связаться с сотрудником.

Аналогичная точка зрения изложена в письме Минфина России от 7 декабря 2005 г.

Образец Приказа На Возмещение Сотовой

Подтверждает ее судебная практика (см., например, постановления ФАС Северо-Западного округа от 20 июля 2007 г. Ситуация: можно ли при расчете налога на прибыль учесть расходы на приобретение мобильного телефона для директора организации? Телефонные переговоры директор будет оплачивать из собственных средств.

№ А05-692/2007, Московского округа от 19 января 2009 г. Оплата телефонных переговоров из собственных средств сотрудника (директора) означает, что сам телефон был приобретен для его личного пользования.

Такой телефон нельзя признать имуществом, которое используется в деятельности, направленной на получение доходов. Ситуация: можно ли при расчете налога на прибыль учесть стоимость карт экспресс-оплаты мобильной связи, приобретенных для сотрудников?

Приказ на возмещение расходов на сотовую

Следовательно, расходы на его приобретение не являются экономически обоснованными (п. Организация самостоятельно заключила договор с оператором сотовой связи. Дело в том, что после их активации остается лишь сама карточка, на которой указан только номер карты и ее номинал.

Отсюда Минфин России заключает: карты экспресс-оплаты сами по себе не являются основанием для списания расходов на их покупку (письмо Минфина России от 26 января 2006 г. Если расходы на мобильную связь обоснованны и документально подтверждены, комиссию за внесение денег на телефонный счет включите в состав прочих расходов, связанных с производством и реализацией (подп.

Нужно доказать производственную направленность разговоров, оплаченных за счет них.

Для этого организация может представить иные подтверждающие документы (ведомость выдачи карт, приказы, должностные инструкции сотрудников и т.

С 1 января текущего года изменился порядок привлечения на работу иностранных граждан. юрист и консультант по вопросам трудового законодательства.

Новости и аналитика Правовые консультации (практика) Налоги и налогообложение Организация находится на общей системе налогообложения.

Сотрудники пользуются услугами корпоративной сотовой связи, им выдаются сим-карты.

Для каждой сим-карты приказом организации установлен лимит на использование корпоративной сотовой связи (в денежной форме).

8 ТК РФ работодатели-организации принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права, в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

Можно ли учесть в расходах при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль: – полную стоимость услуг корпоративной сотовой связи руководителя и главного бухгалтера без установления для них какого-либо лимита;- стоимость услуг корпоративной сотовой связи генерального директора (заместителя генерального директора) за период их отпуска? Так, локальным нормативным актом организации может быть определен порядок использования корпоративной связи с учетом специфики Вашей организации. 264 НК РФ расходы на оплату услуг связи относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией.

Как отразить в учете расходы на сотовую связь

Превышение установленного лимита, а также личные разговоры должны возмещаться работниками за счет собственных средств. Такое разделение можно произвести только при наличии детализация счета. Из приведенных разъяснений финансового ведомства можно понять, что для подтверждения расходов на сотовую связь не нужна детализация звонков, достаточно обычных (общих) счетов сотовой компании.

В противном случае у работников образуется доход в натуральной форме, подлежащий включению в налоговую базу по НДФЛ (пп.

Поэтому формально при наличии указанных документов организация вправе признать в целях налогообложения расходы на оплату услуг сотовой связи без каких-либо ограничений по размеру. Арбитражная практика по данному вопросу неоднозначна.

Некоторые суды считают, что подтвердить экономическую обоснованность расходов на сотовую связь возможно только при наличии детализированного счета оператора.

Источник: http://lenovo.msk.ru/kostituciya/vozmeschenie-rashodov-sotrudniku-na-mobilnuyu-svyaz

prednalog.ru

Как отразить в учете расходы на сотовую связь сотрудников, использующих служебные мобильные телефоны

В процессе деятельности работники пользуются телефонами. И многие компании оплачивают расходы на мобильную связь. Но при расчете налога на прибыль возникает вопрос: в какой сумме списывать расходы на телефонные переговоры. Отделять ли личные звонки от служебных, и как это правильно сделать? Как отразить в учете расходы на телефонные аппараты и сим-карты?

Как определить сумму расходов на мобильную связь?

Существует два способа для определения затрат на услуги связи для работников.

Основной способ – детализация переговоров, т.е. рассмотрение всех звонков, которые были произведены с телефонного номера, и вычленение из них служебных звонков.

Второй способ основан на первом. Сначала вы детализируете все телефонные переговоры с данного номера, чтобы знать конкретную сумму, которую работник тратит на служебные переговоры, а затем лимитируете расходы, т.е.

выдаете сотруднику определенную сумму ежемесячно для телефонных переговоров.

Перечисление денежных средств на телефонный номер можно сделать и без участия самого работника: путем перечисления средств с расчетного счета работодателя оператору связи.

Любой из этих способов должен быть ориентирован на какой-то экономически обоснованный документ. А для этого необходимо в компании разработать правила пользования служебными мобильными телефонами. Так руководителю будет проще контролировать звонки сотрудника. В правилах нужно учесть такие принципы:

1. Сотрудник может использовать телефонные переговоры только в рамках своих служебных обязанностей.

2. Телефонные звонки должны лимитироваться, лимит устанавливается руководителем компании в определенной сумме.

3. При использовании служебных телефонов в личных целях сотрудник обязан вернуть компании сумму за личные переговоры на основании ст.232 ТК путем ее удержания из его заработка или в кассу компании.

4. Данные правила распространяются на работников, использующих служебные телефонные номера.

Данные правила подписываются лицом, отвечающим за услуги телефонной связи в компании, и главным бухгалтером, и заверяется подписью руководителя и печатью.

Преимущества и недостатки детализации переговоров

Преимуществом детализации разговоров является то, что руководитель может отследить служебные и личные звонки работника и увидеть, как работники используют свое рабочее время. К тому же обоснованность таких расходов легко доказать налоговикам, которые требуют детальный отчет.

Но бывают ситуации, когда трудно отделить служебные звонки от личных, например, когда родственники работника покупают продукцию компании и работнику приходится тратить время на разговоры с ними. К тому же для детализации расходов необходима выписка оператора связи, при заказе которой требуются дополнительные средства.

Преимущества и недостатки лимитирования

Преимущества лимитирования в том, что компания может оптимизировать расходы на мобильную связь, т.е. вы можете планировать бюджет, если заранее знаете суммы ваших расходов.

Недостатки лимитирования в том, что сотруднику может не хватать денег на переговоры и он будет должен оплачивать их из своего кармана. К тому же нужно будет проводить периодическую индексацию лимита в связи с повышением тарифов, сезонностью работ и пр. А это дополнительные затраты.

Как учесть расходы, если сотрудник вел переговоры в личных целях за счет компании?

Если телефон служебный, он зарегистрирован на компанию, соответственно, все выставляемые счета будут выписываться на компанию и оплачиваться ею в полном объеме. И это не зависит от того, были ли разговоры личные или служебные.

Но что делать с личными переговорами? Здесь все операции по учету расходов на мобильную связь зависят от того, возмещает ли работник расходы на телефонные переговоры или нет. Способ учета расходов здесь роли не играет.

Теперь поговорим о компенсации расходов на мобильную связь.

Сотрудник возмещает расходы на мобильную связь

Когда сотрудник возмещает расходы на личные переговоры, оплаченная им сумма учитывается в составе внереализационных доходов компании. Одновременно эту же сумму необходимо включить в прочие расходы компании (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Если сотрудник не компенсирует расходы за личные звонки

Если сотрудник не возмещает работодателю плату за личные телефонные переговоры, то эту сумму учесть при расчете налога на прибыль нельзя. Эти расходы не будут являться экономически обоснованными и никакого отношения к деятельности компании не будут иметь.

Рассмотрим случай на примере.

Пример 1. Компания на ОСНО учитывает расходы на мобильную связь.

В июне 2013 ООО «Альфа» заключило договор на оказание услуг мобильной связи с оператором, определив в условиях 100-%-ную предоплату.

В организации три абонентских номера, которыми пользуются главный бухгалтер, финансовый директор, и старший менеждер. Метод определения затрат и доходов в ООО «Альфа»- метод начисления.

В июне бухгалтер перечислил за услуги мобильной связи авансом 6500 рублей. Делаем проводку

Д-т 60 К-т 51= 6500 – перечисление денежных средств за мобильную связь

В июле 2013 был выставлен счет-фактура за услуги мобильной связи за июль на сумму 6254 руб. (в т.ч. НДС 954 руб.). При детализации номеров личных переговоров выявлено не было. Делаем проводки:

Д-т 26 К-т 60 = 5300 рублей (6254-954) -учтена стоимость служебных переговоров за июль 2013Д-т 19 К-т 60 = 954 рублей – входной НДС на мобильную связь

Д-т 68 К-т 19 = 954 рублей – входной НДС принят к вычету

Какими документами можно подтвердить расходы на телефонные переговоры по мобильному телефону?

Во избежание проблем с налоговой, при списании расходов на мобильную связь в компании должны быть следующие документы:

– правила пользования служебными мобильными телефонам;

– перечень работников, которые могут использовать служебные мобильные номера.

Оба эти документа утверждаются руководителем.

-должностная инструкция либо пункт в трудовом договоре, где прописано, что сотруднику для работы положен сотовый телефон.

– договор с оператором мобильной связи, детализированные ежемесячные счета.

Если работник использует личную сим-карту, необходима копия его договора с оператором, детализация его счета и заявление на возмещение затрат на мобильную связь.

Как учесть стоимость самих телефонов и расходы на корпоративные сим-карты?

Производственная необходимость иногда требует от работодателя покупку корпоративных сим-карт и телефонных аппаратов. Можно ли списать такие расходы в себестоимость? Можно, и здесь нет никаких проблем.

Корпоративная сим-карта принадлежит организации, а не отдельному сотруднику. Компания сама заключает договор с оператором связи, а затем передает сим-карту сотруднику на основании передаточного акта. Собственник сим-карты – это работодатель.

Расходы на покупку корпоративных сим-карт нужно отнести к прочим расходам (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). В основном, это расходы на стоимость самой сим-карты.

Обычно услуга по предоставлению номера и подключению к сети бесплатна. К тому же, денежные средства, на которые покупались сим-карты, обычно сразу зачисляют на счет абонента.

В этом случае учитывать эти расходы нужно по мере затрачивания денег (пп. 3 п. 7 ст. 272, п. 1 , 2 ст. 318 НК РФ).

Если собственник телефонного аппарата – компания, телефонный аппарат является корпоративным. Соответственно, он ставится на баланс. В связи с небольшой стоимостью (до 40000рублей), телефонные аппараты учитываются в составе материальных расходов и списываются в себестоимость целиком.

Если сотрудник использует личный телефон, имеет ли он право на компенсацию?

Рассмотрим ситуацию, когда сотрудник для работы использует свою сим-карту или использует свой личный сотовый телефон. Либо и сим-карта, и сам телефонный аппарат находятся в собственности сотрудника.

При использовании личного имущество в служебных целях, сотруднику положена денежная компенсация (ст. 188 ТК РФ). Размер компенсации и способы ее оплаты в законе не оговариваются.

Поэтому сумма компенсации может быть любой на усмотрение начальства. Только при этом необходимо оформить приказ о порядке выплаты компенсации за использование личных сотовых телефонов в служебных целях.

Эта компенсация в полном объеме включается с состав прочих расходов (пп. 25 пункта 1 статьи 264 НК РФ).

Можно ли учесть в расходах стоимость дополнительных услуг связи?

Часто операторы предоставляют дополнительные услуги связи для своих абонентов (международный роуминг, режим ожидания и переадресации вызова, ая почта, определитель номера и другие). Эти расходы при определении базы по налогу на прибыль можно списать как прочие (пп. 25 п. 1 ст. 264 НК РФ). Документы, которыми можно подтвердить такие расходы – счета, акты и пр.

К тому же, необходимо доказать экономическую обоснованность таких затрат. Здесь нужно руководствоваться должностными обязанностями. Либо, как и по аналогии с мобильной связью: составить приказ о пользовании дополнительными услугами связи и список лиц, имеющих на это право.

Можно внести данные в трудовые договора сотрудников и прописать необходимые пункты в должностных инструкциях.

Как рассчитать отпускные правильно и успеть отдохнуть.

Скорее в отпуск!

Для того, чтобы получить бесплатную книгу, введите данные в форму ниже и нажмите кнопку “Получить книгу”.

Источник: http://prednalog.ru/rashodyi-na-mobilnuyu-svyaz-kak-pravilno-oformit-i-uchest-v-zatratah/

Служебная мобильная связь: особенности отражения расходов

Как отразить в учете расходы на сотовую связь сотрудников, использующих служебные мобильные телефоны

Доходы и расходы

Правила оказания услуг телефонной связи утверждены постановлением Правительства РФ от 9 декабря 2014 г. № 1342 (далее – Правила № 1342). Существенные условия договора об оказании услуг сотовой связи перечислены в пункте 23 Правил № 1342.

Сюда входят:

а) абонентский номер (номера) или уникальный код (коды) идентификации;

б) оказываемые услуги телефонной связи;

в) система оплаты услуг телефонной связи;

г) порядок, сроки и форма расчетов.

Расчет за предоставленные услуги связи, согласно пункту 29 Правил № 1342, можно произвести следующими способами.

Во-первых, путем внесения авансового платежа. Тогда услуги должны быть оказаны в объеме полученного аванса. Если его сумма закончилась на счете, оказание услуг приостанавливают без предварительного уведомления абонента. Исключение – ситуация, когда в договоре предусмотрен переход с авансового платежа на отложенный.

Во-вторых, учреждение может применять отложенный платеж на срок расчетного периода. Тогда услуги оплачивают после его окончания.

Также разрешено сочетать оба эти вида платежей.

Какие есть способы организации связи

Учреждения могут применять один из двух способов организации мобильной связи для своих работников.

1. Использование служебных телефонов

В данном случае работникам выдают сотовые телефоны или сим-карты. На абонентские счета каждый месяц перечисляют суммы в качестве авансового платежа.

Аналитический учет следует вести по каждому телефонному номеру и работнику, которому была выдана соответствующая сим-карта (п. 332 Инструкции, утвержденной приказом Минфина России от 1 декабря 2010 г. № 157н).

Порядок отражения в бухучете расходов на приобретение сим-карт будет зависеть от условий договора с оператором связи.

Если в документе предусмотрено, что сумма, уплаченная при приобретении сим-карты, принимается в счет оплаты будущих услуг, то это надо рассматривать как выданный аванс, а сим-карту учесть в условной оценке (1 руб.) на забалансовом счете.

Если же по условиям договора учреждение при покупке сим-карты платит за телефонный номер, то ее стоимость отражают в расходах единовременно.

В договоре предусмотрена предварительная оплата телефонов в размере 40 процентов, сим-карт – 100 процентов стоимости их приобретения. Стоимость сим-карт идет в счет оплаты будущих услуг сотовой связи.

Учреждение внесло авансовые платежи 7 апреля 2015 года. Телефоны поступили в учреждение и переданы в эксплуатацию 11 апреля. Окончательный расчет за них произведен 14 апреля. А 2 мая оператор сотовой связи выставил счет за апрель на сумму 4200 руб. Услуги сотовой связи оплачены из средств от приносящей доход деятельности.

В учете бухгалтер сделал следующие проводки.  

На 7 апреля:

Дебет 2 206 31 560Кредит 2 201 11 610 – перечислен аванс по договору за телефоны (40%)
Дебет 2 206 21 560Кредит 2 201 11 610– перечислен аванс по договору за сим-карты (100%).

На 11 апреля: 

Дебет 2 106 31 310Кредит 2 302 31 73068 000 ₽ (52 000 руб. + 8000 руб. X 2)– приняты к учету суммы вложений в основные средства (телефоны);
Дебет 2 101 38 310Кредит 2 106 31 41068 000 ₽ (52 000 руб. + 8000 руб. X 2)– приняты к учету в качестве основных средств мобильные телефоны.

На 14 апреля: 

Дебет 2 302 31 830Кредит 2 201 11 610– сделан окончательный расчет за телефоны.
Дебет 2 401 20 271Кредит 2 104 38 410– начислена амортизация 100 процентов за два телефона;
Дебет 2 401 20 271Кредит 2 104 38 410867 ₽ (52 000 руб. Х 0,2 : 12)– начислена амортизация за май по смартфону;
Дебет 2 109 80 221Кредит 2 302 21 730– начислена задолженность за апрель за услуги связи;
Дебет 2 302 21 830Кредит 2 206 21 660– зачтена в счет оплаты оказанных услуг стоимость сим-карт;
Дебет 2 302 21 830Кредит 2 201 11 610– произведена оплата (окончательный расчет) оставшейся суммы.

2. Использование личного телефона сотрудника

Работнику, использующему личный телефон в служебных целях, учреждение может компенсировать расходы на сотовую связь полностью или в пределах установленного лимита.

Обоснованность расходов при выплате такой компенсации подтверждают четыре документа:

1) должностная инструкция, где сказано, что при исполнении определенных трудовых обязанностей работник пользуется сотовой связью;

Как отразить заказ детализации разговоров

Расходы на оплату услуг по предоставлению детализации лицевого счета абонента сотовой связи отражают:– по подстатье 221 «Услуги связи» КОСГУ, если детализация счета предусмотрена договором оказания услуг связи и включена в его стоимость;

– по подстатье 226 «Прочие работы, услуги» КОСГУ, если детализация предусмотрена отдельным договором.

2) трудовой договор (письменное соглашение), где зафиксированы размер и порядок выплаты компенсации;

3) копия договора работника с оператором связи, подтверждающего, что используемый в служебных целях телефонный номер зарегистрирован на работника;

4) копия счета оператора связи.

Устанавливаем лимит

При любом способе обеспечения работников сотовой связью в служебных целях следует утвердить лимит расходов на эти услуги. Он должен быть экономически обоснован и обусловлен производственной необходимостью.

Решение о его введении фиксируют в локальном акте учреждения.

Такие лимиты утверждают приказом руководителя организации в отношении всех работников, которым для выполнения трудовых функций разрешено использование мобильной связи.

Случается, что работники превышают лимит по уважительной причине. Тогда руководитель учреждения имеет право на основании заявления сотрудника принять решение об увеличении лимита. Например, перерасход может возникнуть из-за того, что оператор сотовой связи повысил тарифы.

Если работник использовал телефон в личных целях

На практике сотрудники иногда используют телефон не только в служебных, но и в личных целях. Эксперты предлагают проводить контроль с помощью распечаток телефонных звонков. Однако по ним не так просто выяснить характер переговоров. Если факт использования сотовой связи в личных целях установлен, работник должен будет возместить стоимость таких разговоров, оплаченных учреждением.

Источник: https://e.budgetnik.ru/398189

Как осуществляется компенсация мобильной связи сотрудникам? 2019

Как отразить в учете расходы на сотовую связь сотрудников, использующих служебные мобильные телефоны

Ряд специальностей связан непосредственно с переговорами, в том числе по телефону.

Так как мобильный является инструментом, нужным для обеспечения рабочей деятельности, услуги сотовой связи оплачиваются работодателем.

Компенсация предполагает частичный или полный возврат средств сотруднику за услуги связи. Возмещаются только траты на звонки по рабочим вопросам. Сопутствующие расходы должны быть правильно учтены.

Нормативная база

Необходимость возмещения расходов сотрудника, связанных непосредственно с рабочими нуждами, прописана в статье 164 ТК РФ. В статье 188 ТК РФ указаны случаи, предполагающие компенсацию:

  • Использование в работе собственности сотрудника (к примеру, сотового устройства).
  • Амортизация объектов собственности.

Работодатель также должен возмещать расходы сотрудника непосредственно на услуги связи.

В статьях 41 и 45 ТК РФ указано, что порядок таких выплат должен быть прописан в коллективном соглашении, а также в нормативно-правовых актах. Размер выплат устанавливается в двустороннем порядке.

Объем выплат нужно указать в трудовом договоре. Если трудовой договор уже составлен, пункт об объеме возмещения можно прописать во вспомогательном соглашении.

К СВЕДЕНИЮ! Траты на сотовую связь, фиксируемые в учете, должны быть экономически обоснованными. В обратном случае фирма будет привлечена к административной ответственности. Что обозначает экономическая обоснованность? Это значит, что использование сотовой связи в работе делает труд более эффективным, увеличивает показатели.

Бумаги для подтверждения трат на переговоры по телефону

Расходы на сотовую связь будут компенсироваться только в том случае, если они будут подтверждены документально. Для подтверждения используются эти документы:

  • Приказ руководителя фирмы. В нем должен быть указан перечень специальностей, которые неразрывно связаны с телефонными переговорами. В приказе можно также оговорить ряд сотрудников, которым может выплачиваться компенсация.
  • Должностная инструкция сотрудника. Этот документ обосновывает нужность телефонных переговоров.
  • Трудовой договор и дополнительное соглашение. В них указываются условия и порядок возмещения затрат. Можно оговорить фиксированную сумму, которая будет выплачиваться работнику.
  • Договор с оператором, детализация звонков. Документы устанавливают фактический размер расходов.

Основные особенности возмещения затрат

Компенсация затрат на услуги сотовой связи предполагает выполнение ряда действий. Рассмотрим некоторые из них.

Аренда телефона у работника

Если деятельность сотрудника напрямую связана с использованием сотового телефона, то аппарат превращается из личного имущества в инструмент, используемый фирмой. Поэтому разумно и правомерно арендовать телефон у работника. Сделать это можно двумя способами:

  • Оформлением договора аренды телефона на основании статей 606-625 ГК РФ. В документе указывается срок аренды, объем компенсаций и порядок их выплаты.
  • Оформлением договора безвозмездной эксплуатации устройства.

Не обязательно заключать договор. Все нужные пункты можно прописать в трудовом соглашении.

Детализация счета

Детализация счета необходима для того, чтобы установить фактическое время телефонных переговоров. Следовательно, на основании фактического времени можно определить размер выплат.

Нужно сказать, что необходимость детализации счета не указана в законодательных актах. На этот счет существуют различные мнения. Минфин и налоговые структуры, как правило, считают наличие детализации необходимым. Ряд арбитражных судов, напротив, утверждают, что наличие этого документа вовсе не обязательно.

Лимиты трат на мобильную связь

Для сокращения расходов компании обычно устанавливаются лимиты на сотовую связь. Существуют следующие варианты:

  • Безлимитный тариф. Основное его преимущество – отсутствие необходимости контроля трат сотрудников на сотовую связь. Выплаты сотовому оператору будут фиксированными. Размер их останется таким же вне зависимости от длительности телефонных переговоров.
  • Установление лимитов. Нужно для того, чтобы сократить число ненужных звонков. Размер лимитов устанавливается в приказе руководителя или в соответствующем Положении.

Наличие лимитов позволяет дисциплинировать сотрудников. Звонки сверх лимита признаются экономически необоснованными, а потому не учитываются для целей налогообложения.

К СВЕДЕНИЮ! Важно устанавливать лимиты, соответствующие фактическим затратам. Если лимит будет слишком малым, это ухудшит экономическую эффективность. Если установленный лимит будет постоянно нарушаться, имеет смысл его увеличить.

Будет ли облагаться компенсация НДФЛ и страховыми взносами?

Возмещение трат на услуги связи не предполагает начисление НДФЛ, страховых взносов. Однако это касается случаев, когда рабочий телефон использовался только в трудовой деятельности. Если же сотрудник совершал звонки личного характера, сопутствующие расходы будут облагаться НДФЛ.

ВАЖНО! В налоговом учете возмещение расходов будет указано как оплата услуг связи. Это актуально для любого налогового режима.

Бухгалтерский учет компенсационных расходов

Расходы на мобильную связь будут включены в учет только при наличии условия: направленность на извлечение прибыли. Если расходы не являются экономически обоснованными, налоговые структуры уберут их из себестоимости. Бухгалтерский учет предполагает использование следующих проводок:

  • ДТ20, 26, 44 КТ73. Учет трат на сотовую связь.
  • ДТ73 КТ50, 51. Траты на мобильную связь были компенсированы.

ВАЖНО! Учет в составе себестоимости может вестись только в том случае, если имеется первичный документ: счет-фактура от оператора с указанием конкретной фирмы.

Варианты оплаты услуг связи и особенности бухучета

Существуют следующие варианты оплаты:

  1. Оплата авансом. Если сотовая связь оплачивается авансом, соответствующие платежи будут считаться авансовыми.
  2. Карты экспресс-оплаты. Минус оплаты картами заключается в том, что отсутствие сопутствующих документов может вызвать нарекания со стороны налоговых органов.
  3. Компенсация. Актуальна для тех случаев, когда работодатель не заключил договора с оператором, и сотрудники в своей работе используют личные сим-карты. Затраты на личные переговоры учитываются в составе прочих трат на счете 91.

Как правило, компании практикуют способ компенсации. Оплата экспресс-картами неактуальна, из-за того что этот вариант рискован.

Компенсация расходов сотрудника на сотовую связь

Тарасов В. Д., эксперт информационно-справочной системы «Аюдар Инфо»

Для оперативного решения производственных вопросов любое учреждение может использовать сотовую связь. Учреждение может компенсировать сотрудникам затраты на такой вид связи или оно само может заключить договоры с поставщиком данных услуг. Рассмотрим особенности порядка компенсации расходов сотрудников на сотовую связь.

Вначале скажем несколько слов об особенностях заключения договоров на услуги связи самим учреждением. Их необходимо заключать в соответствии с законодательством о закупках:

– с Федеральным законом от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (для казенных учреждений, а также для бюджетных учреждений, осуществляющих закупки за счет субсидий);

Источник: https://map-expo.ru/drugoe/kak-osushhestvljaetsja-kompensacija-mobilnoj-svjazi-sotrudnikam.html

Про закон
Добавить комментарий