Как отразить в бухгалтерском учете расходы на форменную одежду для сотрудников

Учитываем расходы на форменную одежду

Как отразить в бухгалтерском учете расходы на форменную одежду для сотрудников

Подробности Категория: Подборки из журналов бухгалтеру : 16.12.2014 00:00

Источник: журнал «Главбух»

Компания может выдавать сотрудникам специальную либо форменную одежду. Важно не путать эти понятия.

Разница вот в чем. Спецодежду выдают сотрудникам, которые трудятся во вредных или опасных условиях. Либо на работах с особыми температурными условиями или загрязнением. А вот форменная одежда не предназначена для защиты от вредных факторов. Она показывает, что человек представляет определенную компанию. Как правило, форменную одежду делают в единой цветовой гамме, с символикой организации.

Есть два способа, как компания может обеспечивать работников формой. Во-первых, предоставить брюки, рубашки и обувь во временное пользование. Во-вторых, передать одежду в собственность.

Какой бы вариант вы ни выбрали, порядок выдачи форменной одежды закрепите во внутреннем документе компании. Пропишите в нем перечень должностей, для которых обязательно носить форму. Не забудьте про нормы выдачи одежды и срок носки.

Еще укажите порядок выдачи и возврата формы.

Форменная одежда во временное пользование

Организация может предоставить форменную одежду в пользование сотрудникам. В этом случае право собственности на нее остается у компании. Сотрудники же могут носить ее только в течение рабочего времени. Увольняясь, они обязаны вернуть одежду. Это наиболее удобный и простой вариант в плане учета.

Как правило, форменная одежда стоит недорого. Да и срок носки у нее зачастую всего несколько месяцев. Поэтому форму учитывают в составе МПЗ.

Соответственно, и все первичные документы по сути те же, что и при учете материалов. Например, передавая форму работнику, оформите требование-накладную или лимитно-заборную карту.

Можете использовать как типовые формы (№ М-11 и № М-8), так и разработанные компанией.

Стоимость форменной одежды списывайте в расходы в тот момент, когда выдаете. И не забудьте организовать контроль за тем, как дальше будет использоваться форменная одежда. Для этого составьте ведомость учета. Или же откройте забалансовый счет «Форменная одежда, переданная в эксплуатацию».

Когда окончится срок носки формы, выдайте работнику новый комплект. При этом составьте акт о списании старой одежды.

При расчете налога на прибыль стоимость форменной одежды можно списать как материальные расходы в силу подпункта 3 пункта 1 статьи 254 НК РФ. Затраты признавайте по аналогии с бухучетом – по мере того, как выдаете работникам форму.

Раз одежда остается в собственности компании, дохода у работника нет. Значит, и НДФЛ удерживать не нужно. И страховые взносы также не начисляйте.

Начислять НДС также не нужно, поскольку право собственности на одежду остается у компании. То есть никакой реализации не происходит. При этом входной НДС со стоимости формы поставьте к вычету по общим правилам.

Пример В феврале ООО «Звезда» приобрело для продавца Разувановой О.Г. два комплекта форменной одежды на сумму 2360 руб. (в том числе НДС – 360 руб.). Срок носки каждого комплекта – шесть месяцев. Бухгалтер сделал следующие проводки:

ДЕБЕТ 60 КРЕДИТ 51

– 2360 руб. – оплачена форменная одежда;

ДЕБЕТ 10 субсчет «Форменная одежда» КРЕДИТ 60
– 2000 руб. – оприходована форменная одежда;

ДЕБЕТ 19 КРЕДИТ 60
– 360 руб. – отражен входной НДС;

ДЕБЕТ 68 субсчет «Расчеты по НДС» КРЕДИТ 19
– 360 руб. – принят к вычету входной НДС.

1 марта один комплект передали сотруднице во временное пользование. В этот же день можно списать его стоимость при расчете налога на прибыль (1000 руб.). Проводка такая:
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 10 субсчет «Форменная одежда»
– 1000 руб. – передана форменная одежда в пользование работнику.

31 августа (по истечении шести месяцев) продавцу выдали новый комплект форменной одежды. В этот же день составили акт на списание старой формы. В учете выдачу нового комплекта бухгалтер отразил проводкой:
ДЕБЕТ 44 КРЕДИТ 10 субсчет «Форменная одежда»
– 1000 руб. – передана форменная одежда в пользование работнику.

https://www.youtube.com/watch?v=yK_YhXcuejA

Также 31 августа бухгалтер спишет стоимость нового комплекта формы (1000 руб.) при расчете налога на прибыль.

Форменная одежда в постоянное пользование

Допустим, компания передает сотрудникам форму сразу в собственность. Возможно, за полную или частичную компенсацию. Или вообще бесплатно. В некоторых компаниях условие о компенсации прописывают в трудовом или коллективном договоре. Это уже считается перепродажей.

В этом случае форму учтите на специальном субсчете к счету 41. Типовой документ, в котором вы зафиксируете передачу одежды сотрудникам, в законодательстве не закреплен. Поэтому бланк вы можете разработать самостоятельно, соблюдая условия статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Например, это может быть акт.

Сумму компенсации можно удержать из зарплаты работника. Либо тот сам внесет наличные в кассу В этом случае обязательно используйте ККТ.

Перечислим условия, при которых компания вообще может списать расходы на форменную одежду. Первое – законом предусмотрено, что работников компания обязана обеспечить формой. Вторая ситуация: руководство распорядилось выдать сотрудникам форменную одежду.

Которая будет свидетельствовать о том, что человек является работником именно вашей компании. Тут обязательно пропишите в коллективном или трудовых договорах выдачу одежды.

А дальше все зависит от того, компенсирует сотрудник расходы на форменную одежду или нет.

Если одежду вы выдаете бесплатно, то списать можно всю ее стоимость. Когда же сотрудник компенсирует хотя бы часть стоимости формы, действуйте так. Спишите в расходах на оплату труда только ту часть, которую не компенсировал работник.

А оставшуюся сумму учтите как материальные расходы. Если человек оплачивает форму целиком, списывайте всю стоимость форменной одежды в составе материальных расходов. То есть по аналогии с тем, когда вы выдаете рубашки и брюки на время.

Все деньги, которые заплатил за форму работник, учтите как внереализационный доход. Делайте так независимо от того, по какой статье вы списали расходы.

Если вы выдали сотруднику форменную одежду бесплатно или за частичную компенсацию, то у него появляется доход в натуральной форме. С него удержите НДФЛ. Для расчета возьмите стоимость одежды с учетом НДС. Ну а когда работник платит за форму полную стоимость, НДФЛ рассчитывать не нужно.

Когда сотрудник полностью компенсировал организации затраты на одежду, страховые взносы платить не нужно. То же самое, если вы выдаете форму бесплатно (либо за частичную оплату) только в соответствии с требованиями закона. А в остальных случаях взносы на обязательные виды страхования (в том числе от несчастных случаев)придется заплатить.

Независимо от того, компенсируют сотрудники стоимость одежды или нет, начислите НДС в момент выдачи. Дело в том, что такая операция является реализацией товаров. Налог рассчитайте с рыночной стоимости по ставке 18 процентов. А входной НДС, предъявленный поставщиком форменной одежды, примите к вычету.

Л. Самсонова,
генеральный директор «Фактор Групп»

Источник: https://otchetonline.ru/art/buh/43378-uchityvaem-rashody-na-formennuyu-odezhdu.html

Как отразить в бухгалтерском учете расходы на форменную одежду для сотрудников – НалогОбзор.Инфо

Как отразить в бухгалтерском учете расходы на форменную одежду для сотрудников

Для выполнения должностных обязанностей организация может выдавать сотрудникам два вида одежды: специальную и форменную.

Отличие форменной одежды от спецодежды

Спецодежда относится к средствам индивидуальной защиты. Организация обязана выдать ее сотрудникам, которые заняты:

– на работах с вредными и (или) опасными условиями труда;

– на работах, выполняемых в особых температурных условиях;

– на работах, связанных с загрязнением.

Такой порядок предусмотрен абзацем 6 части 2 статьи 212 и части 7 статьи 209 Трудового кодекса РФ.

Подробнее об учете спецодежды см. Как отразить в бухгалтерском учете расходы на спецодежду для сотрудников, Как отразить в налоговом учете расходы на спецодежду для сотрудников.

В отличие от специальной, форменная одежда не предназначена для защиты от каких-либо вредных факторов. Она демонстрирует принадлежность сотрудника к организации.

Форменная одежда выполняется в единой цветовой гамме и должна содержать на себе фирменную символику (товарный знак, логотип и т. п.). Причем символика должна быть нанесена непосредственно на одежду, а не на значок, галстук или косынку.

Об этом сказано в письме Минфина России от 1 ноября 2005 г. № 03-03-04/2/99.

Кто обязан носить форму

Некоторые категории сотрудников обязаны носить форменную одежду по законодательству. Среди них:

  • сотрудники железнодорожного транспорта (п. 1 ст. 29 Закона от 10 января 2003 г. № 17-ФЗ);
  • сотрудники службы авиационной безопасности (п. 40 Правил, утвержденных приказом Минтранса России от 25 июля 2007 г. № 104);
  • сотрудники ведомственной охраны (ст. 6 Закона от 14 апреля 1999 г. № 77-ФЗ);
  • сотрудники гостиниц (приложение № 1 к приказу Минкультуры России от 3 декабря 2012 г. № 1488).

Помимо этого обязанность ношения форменной одежды может быть закреплена за сотрудниками в трудовом и (или) коллективном договоре.

Порядок выдачи

Порядок выдачи форменной одежды должен быть определен внутренним документом организации (например, в Правилах трудового распорядка). В нем нужно установить:

  • перечень должностей, для которых ношение форменной одежды обязательно;
  • нормы выдачи форменной одежды;
  • срок носки, по истечении которого сотруднику выдается новый комплект форменной одежды;
  • порядок выдачи и возврата форменной одежды.

Организация может предоставить форменную одежду в пользование. В этом случае право собственности на форменную одежду сохраняется за организацией, а сотрудники могут носить ее только в течение рабочего времени. С сотрудниками, которым выдается форменная одежда, следует заключить договоры о материальной ответственности. При увольнении сотрудник обязан вернуть форменную одежду организации.

Бухучет: выдача в пользование

В зависимости от срока полезного использования и стоимости форменную одежду, выданную сотруднику в пользование, можно учитывать:

  • в составе материально-производственных запасов;
  • в составе основных средств.

Если срок полезного использования форменной одежды не превышает 12 месяцев, учтите ее в составе материалов и отражайте на счете 10 субсчет «Форменная одежда». Аналогичным образом учитывают форменную одежду со сроком полезного использования более 12 месяцев, если ее стоимость не превышает 40 000 руб. (п. 5 ПБУ 6/01).

Выдача в пользование: учет в составе МПЗ

Выдачу в пользование форменной одежды, учтенной в составе материалов, отразите проводкой:

Дебет 26 (23, 25, 44…) Кредит 10 субсчет «Форменная одежда»

– выдана сотрудникам форменная одежда в пользование.

Эту проводку делайте в день передачи сотрудникам форменной одежды.

Передачу форменной одежды в пользование сотрудникам можно оформить:

– требованием-накладной по форме № М-11 (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а);

– лимитно-заборной картой по форме № М-8 (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 30 октября 1997 г. № 71а).

Поскольку в момент выдачи форменной одежды ее стоимость переносится на затраты, организуйте контроль за ее дальнейшим использованием. Например, можно вести ведомость учета форменной одежды в эксплуатации или открыть забалансовый счет «Форменная одежда, переданная в эксплуатацию».

По окончании сроков носки форменной одежды и выдачи взамен нового комплекта составьте акт о ее списании.

Пример отражения в бухучете передачи сотруднику форменной одежды в пользование. Форменная одежда учитывается в составе материалов

Для улучшения имиджа и повышения деловой репутации в мае ООО «Торговая фирма “Гермес”» приобрело для продавца Н.И. Коровиной два комплекта форменной одежды на сумму 2360 руб. (в т. ч. НДС – 360 руб.). Срок носки каждого комплекта – шесть месяцев. В июне один комплект был передан во временное пользование сотрудницы.

В учете бухгалтер «Гермеса» сделал следующие проводки.

В мае:

Дебет 10 субсчет «Форменная одежда» Кредит 60
– 2000 руб. – оприходована форменная одежда;

Дебет 19 Кредит 60
– 360 руб. – отражен входной НДС;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 360 руб. – принят к вычету входной НДС.

В июне:

Дебет 44 Кредит 10
– 1000 руб. – передана форменная одежда в пользование работнику.

В декабре (по истечении шести месяцев) Коровиной был выдан новый комплект форменной одежды. В этом же месяце был составлен акт на списание старого комплекта форменной одежды.

В учете выдачу нового комплекта бухгалтер отразил проводкой:

Дебет 44 Кредит 10
– 1000 руб. – передана форменная одежда в пользование работнику.

Выдача в пользование: учет в составе ОС

Если срок полезного использования форменной одежды превышает 12 месяцев, а стоимость больше 40 000 руб., учтите ее в составе основных средств (п. 4 и 5 ПБУ 6/01).

Выдачу в пользование форменной одежды, учтенной в составе основных средств, отразите проводкой:

Дебет 01 субсчет «Основные средства в эксплуатации» Кредит 01 субсчет «Основные средства на складе»

– передана сотрудникам форменная одежда в пользование.

Передачу форменной одежды отразите в акте по форме № ОС-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7.

Ежемесячно в течение срока использования форменной одежды начисляйте амортизацию:

Дебет 26 (23, 25, 44…) Кредит 02

– начислена амортизация по форменной одежде.

По окончании срока полезного использования и выдачи взамен нового комплекта в учете сделайте проводку:

Дебет 02 Кредит 01 субсчет «Основные средства в эксплуатации»

– списана форменная одежда.

Акт на списание форменной одежды, учтенной в составе основных средств, составьте по форме № ОС-4 (указания, утвержденные постановлением Госкомстата России от 21 января 2003 г. № 7).

Бухучет: передача в собственность сотрудника

Если трудовым и (или) коллективным договором предусмотрено условие о том, что сотрудник компенсирует всю или часть стоимости форменной одежды, то такая передача признается перепродажей. В этом случае форменную одежду учтите на счете 41 «Товары» субсчет «Форменная одежда».

Законодательством не предусмотрен типовой документ для оформления выдачи форменной одежды в собственность сотрудников. Поэтому организация может разработать его самостоятельно с учетом требований пункта 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ. Например, такой документ можно составить в форме акта.

Операции по перепродаже форменной одежды отразите проводками:

Дебет 41 субсчет «Форменная одежда» Кредит 60

– оприходована форменная одежда;

Дебет 19 Кредит 60

– отражен входной НДС;

Дебет 91-2 Кредит 41 субсчет «Форменная одежда»

– передана сотрудникам форменная одежда в собственность;

Дебет 73 Кредит 91-1

– отражена реализация форменной одежды;

Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»

– начислен НДС с реализации форменной одежды.

Сумма компенсации может быть удержана из зарплаты сотрудника либо внесена им наличными в кассу. В последнем случае организация обязана пробить чек (п. 1 ст. 2 Закона от 22 мая 2003 г. № 54-ФЗ).

Удержание компенсации из зарплаты сотрудника отразите проводкой:

Дебет 70 Кредит 73

– удержана компенсация стоимости форменной одежды из зарплаты сотрудника.

Внесение сотрудником денежных средств в счет стоимости форменной одежды отразите проводкой:

Дебет 50 Кредит 73

– внесена сумма компенсации стоимости форменной одежды в кассу организации.

Пример отражения в бухучете передачи сотруднику форменной одежды в собственность

Для улучшения имиджа и повышения деловой репутации ООО «Торговая фирма “Гермес”» приобрело для сотрудников форменную одежду на сумму 11 800 руб. (в т. ч. НДС – 1800 руб.). Форменная одежда передана сотрудникам в собственность. Из зарплаты сотрудников удержана предусмотренная трудовыми договорами компенсация в размере 50 процентов стоимости форменной одежды.

В бухучете «Гермеса» сделаны следующие записи:

Дебет 41 субсчет «Форменная одежда» Кредит 60
– 10 000 руб. (11 800 руб. – 1800 руб.) – оприходована форменная одежда;

Дебет 19 Кредит 60
– 1800 руб. – отражен входной НДС;

Дебет 91-2 Кредит 41 субсчет «Форменная одежда»
– 10 000 руб. – передана сотрудникам форменная одежда в собственность;

Дебет 73 Кредит 91-1
– 5000 руб. (10 000 руб. × 50%) – отражена реализация форменной одежды;

Дебет 91-2 Кредит 68 субсчет «Расчеты по НДС»
– 763 руб. (5000 руб. × 18/118%) – начислен НДС с реализации форменной одежды;

Дебет 70 Кредит 73
– 5000 руб. – удержана компенсация из зарплаты сотрудников.

Если организация передаст в собственность работника форменную одежду, ранее переданную в пользование, в бухучете нужно отразить реализацию.

О том, как учесть при налогообложении расходы на выдачу форменной одежды сотрудникам, см. Как отразить в налоговом учете выдачу форменной одежды сотрудникам.

Источник: http://NalogObzor.info/publ/uchet_i_otchetnost/uchet_materialov/kak_otrazit_v_bukhgalterskom_uchete_rashodi_na_formennuju_odezhdu_dlja_sotrudnikov/40-1-0-1029

Про закон
Добавить комментарий