Как оформить и отразить в учете компенсацию за использование личного имущества сотрудника

Компенсация за использование личного имущества сотрудников, Комментарий, разъяснение, статья от 01 октября 2016 года

Как оформить и отразить в учете компенсацию за использование личного имущества сотрудника

Российский бухгалтер,N 10, 2016 год Ольга Гаврилова,эксперт журнала

В соответствии сост.

188Трудового кодекса Российской Федерации, при использованииработником с согласия или ведома работодателя и в его интересахличного имущества работнику выплачивается компенсация заиспользование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта,оборудования и других технических средств и материалов,принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные сих использованием. Размер возмещения расходов определяетсясоглашением сторон трудового договора, выраженным в письменнойформе.

Компенсация за использование личного автомобиля: общиеположения

Компенсация заиспользование личного автотранспорта может быть выплачена толькотем сотрудникам, чья работа носит разъездной характер и связана сослужебными поездками. Руководитель организации в свою очередьдолжен определить список сотрудников, которые используют личныйавтомобиль в служебных целях, и закрепить его письменно.

Стоитотметить, что характер работы таких сотрудников должен бытьзакреплен в локальных документах. Это может быть должностнаяинструкция, трудовой договор и т.д.

Кроме этого, выплатакомпенсации за использование личного автотранспорта может бытьпредусмотрена в отдельном пункте трудового договора.

Еслинеобходимость компенсации за использование личного автомобилявозникла после заключения трудового договора, выплату можнопрописать в дополнительном соглашении.

Напомним, что согласност.188Трудового кодекса РФ организация должна выплачивать не толькокомпенсацию за использование личного имущества, но и расходы,связанные с его эксплуатацией.

Размер таких расходов также можнопредусмотреть в трудовом договоре или дополнительном соглашении кнему.

Если выплата компенсациине предусмотрена трудовым договором или дополнительным соглашением,руководитель может указать список сотрудников, а также размеркомпенсации в приказе. Согласно ст.

188Трудового кодекса РФ размер возмещения расходов определяетсясоглашением сторон трудового договора, выраженным в письменнойформе. Соответственно, положение ст.188Трудового кодекса РФ не предусматривает обязанностьруководителя в трудовом договоре предусматривать выплатукомпенсации. Кроме того, содержание трудового договораустанавливается нормами ст.

57Трудового кодекса РФ. Условие о выплате компенсации заиспользование личного автотранспорта не входит в переченьобязательных условий трудового договора.

Поскольку компенсацию иее размер можно предусмотреть в приказе руководителя, то подписьсотрудника, ознакомившегося с приказом, можно расценивать каксоглашение сторон.

Директор от имениорганизации может подписать приказ о выплате себе компенсации заиспользование своего личного автомобиля в производственных целях.Законодательством не предусмотрено никаких противоречий этому.

Также как и обычным сотрудникам, помимо компенсации за использованиеавтомобиля, руководителю могут быть возмещены расходы, связанные сэксплуатацией. Порядок и размер компенсации можно также прописать втрудовом договоре или дополнительном соглашении к нему.

Напомним,что подписать трудовой договор с руководителем организацииможет:

-в акционерном обществе: в соответствии с п.3ст.69 Федерального закона от 26 декабря 1995 года N 208-ФЗдоговор от имени общества подписывается председателем советадиректоров (наблюдательного совета) общества или лицом,уполномоченным советом директоров (наблюдательным советом)общества;

-в обществе с ограниченной ответственностью: в соответствии сп.1ст.

40 Федерального закона от 8 февраля 1998 года N 14-ФЗдоговор между обществом и лицом, осуществляющим функцииединоличного исполнительного органа общества, подписывается отимени общества лицом, председательствовавшим на общем собранииучастников общества, на котором избрано лицо, осуществляющеефункции единоличного исполнительного органа общества, илиучастником общества, уполномоченным решением общего собранияучастников общества, либо, если решение этих вопросов отнесено ккомпетенции совета директоров (наблюдательного совета) общества,председателем совета директоров (наблюдательного совета) обществаили лицом, уполномоченным решением совета директоров(наблюдательного совета) общества.

Подписать трудовойдоговор или дополнительное соглашение с руководителем организацииможет и другой представитель, который наделен такими полномочиями.Для этого представитель должен иметь оформленную соответствующимобразом доверенность.

Приведем образец приказао назначении компенсации за использование автомобиля.

Несмотря на то, чтокомпенсация за использование личного автомобиля начисляется наосновании вышеуказанных документов (приказа руководителя, трудовогодоговора или дополнительного соглашения к нему), спорным остаетсявопрос, необходимо ли требовать от сотрудника путевые листы.

Так, вписьме Минфина России от 27 июня 2013года N 03-04-05/24421 сказано, что размер возмещения расходовдолжен подтверждаться документами, свидетельствующими опринадлежности налогоплательщику на праве личной собственностииспользуемого в служебных целях имущества (паспорт транспортногосредства и свидетельство о его регистрации), расчетами компенсацийи документами, подтверждающими фактическое использование имуществав интересах работодателя (путевые листы), а также документами,подтверждающими суммы произведенных в этой связи расходов. Согласнописьму Минфина России от 13 апреля2007 года N 14-05-07/6 для получения компенсации работникидолжны представить в бухгалтерию организации копию техническогопаспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке (врассматриваемом случае и копию доверенности), и вести учетслужебных поездок в путевых листах.

Однако судебная практика(постановление ФАС Центральногоокруга от 25 мая 2009 года по делу N А62-5333/2008) утверждаетобратное. Суды пришли к выводу, что путевые листы не предназначеныдля учета поездок работников на своих личных автомобилях, даже еслиэти поездки осуществляются в служебных целях.

Бухгалтерский и налоговый учет компенсации

Компенсация заиспользование автомобиля начисляется ежемесячно в фиксированнойсумме, не зависимо от количества рабочих дней в месяце. При этом,если сотрудник болел или находился в отпуске, компенсацию заиспользование автомобиля начислять за этот период не следует.

Еслисотрудник отработал месяц не полностью, то компенсация начисляетсяпропорционально отработанному времени.

Вбухгалтерском учете начисление компенсации за использование личногоавтомобиля, а также расходы, связанные с его эксплуатацией,необходимо отражать на счете 73″Расчеты с персоналом по прочим операциям».

Начислениеосуществляется в зависимости от того, в каком подразделениисотрудник работает и какие функции он выполняет. Начислениекомпенсации отражается следующим образом:

Дебет 20, 23, 25, 26, 29, 44 Кредит73

— начисленакомпенсация за использование личного автомобиля.

ПРИМЕР

Приказомгенерального директора ООО «Весна» главному инженеру Ф.С.Козловуназначена компенсация за использование личного автомобиля вслужебных целях в размере 8000,00 руб. в месяц. Компенсациявыплачивается с 1 ноября 2016 года.

Впериод с 14 по 22 ноября Козлов Ф.С. находился на больничном.

Произведем начислениякомпенсации за использование автомобиля за ноябрь.

Вноябре 21 рабочий день. Период нахождения сотрудника на больничномисключается.

Таким образом, выплата компенсации будет производитьсяза 14 календарных дней:

8000 руб. / 21 дн. х 14дн. = 5333,33 руб.

На счетах бухгалтерскогоучета будет сделана запись:

Дебет 26 Кредит73

— 5333,33 руб.

-начислена компенсация Козлову Ф.С. за использование личногоавтомобиля за ноябрь 2016 года.

Всоответствии с пп.11п.1 ст.264 Налогового кодекса РФ расходы на компенсацию заиспользование для служебных поездок личных легковых автомобилей имотоциклов в пределах норм уменьшат налоговую базу по налогу наприбыль в составе прочих расходов.

Нормы расходоворганизаций на выплату компенсации за использование для служебныхпоездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределахкоторых при определении налоговой базы по налогу на прибыльорганизаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным спроизводством и реализацией, установлены постановлением Правительства РФ от 8 февраля2002 года N 92 (далее — постановление N 92).

Таким образом, постановлением N 92 установлены следующиенормы расходов организаций на выплату компенсации за использованиедля служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, впределах которых при определении налоговой базы по налогу наприбыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам,связанным с производством и реализацией:

Источник: http://docs.cntd.ru/document/420386843

Про закон
Добавить комментарий